Por que minha empresa deve adotar um sistema de gestão?

Para muitas empresas, adotar um sistema de gestão representa a resposta para todas as problemáticas, pois se trata de um software que oferece soluções robustas e em tempo real, melhorando os processos, o trabalho dos funcionários e o dia a dia como um todo em uma corporação. Quer saber por que sua empresa deve adotar um sistema de gestão? Então continue a leitura.

Comandar uma empresa e garantir que todos os processos saiam conforme o planejado não é uma tarefa fácil. 

Isso fica cada vez mais evidente ao analisarmos os dados das empresas brasileiras que faliram nos últimos anos, reforçando o quão desafiador é manter um empreendimento de sucesso.

Agora, se você enfrenta diariamente o desafio de manter sua empresa operando, vendendo seus produtos e expandindo suas searas, lidando com as complexidades da rotina empresarial e gerenciando uma série de processos intricados, adotar um sistema de gestão é uma excelente ideia! 

Mas como? Neste post, vamos apresentar melhor o que é, como funciona e quais os benefícios de adotar um sistema de gestão para que você tome a melhor decisão. 

Quer saber mais? Continue a leitura!

O que é um sistema de gestão?

Quem é gestor ou diretor de alguma companhia frequentemente tem de se deparar com siglas como ERP, WMS, SGI, TMS e tantas outras – todos essenciais, aliás. Isso porque essas siglas se referem a softwares integrados desenvolvidos para simplificar a administração diária de um negócio e seus processos, independentemente do seu tamanho ou segmento.

No entanto, antes de um sistema de gestão poder catapultar o crescimento de uma empresa, ele vai, primeiramente, desempenhar um papel fundamental na compreensão das necessidades específicas do negócio. Isso envolve a realização de um diagnóstico para avaliar a situação atual dos processos, bem como metodologias em uso e por aí vai. 

Um dos principais objetivos de um sistema de gestão, aliás, é a automação dos processos empresariais. Isso significa reduzir a necessidade de trabalho manual na execução de tarefas diárias, resultando em mais produtividade – e em menos tempo.

Por isso, ao selecionar um sistema de gestão, é crucial considerar os aspectos que sejam relevantes para o seu modelo de negócio, setor, tamanho e demais características. 

É importante, no entanto, escolher um fornecedor que possa atender às demandas específicas da sua empresa, bem como implantar e executar o sistema com eficiência e sem grandes contratempos, dar apoio e suporte durante os momentos de treinamento e outros. 

Leia também: Compreendendo LIFO, FIFO e FEFO, métodos cruciais de gestão de estoque

O que buscar em um bom sistema de gestão? 

Conforme mencionado anteriormente, um sistema de gestão eficaz tem a capacidade de se adaptar a empresas de diversos tamanhos e setores. No entanto, dada a complexidade das considerações e configurações envolvidas, é crucial que você preste atenção a alguns pontos cruciais antes de selecionar a solução mais adequada para sua empresa.

Confira os principais pontos que você deve buscar para o seu sistema de gerenciamento:

4. Otimizar processos

Uma função essencial de um sistema de gestão é a capacidade de aprimorar todos os processos empresariais. Para alcançar esse objetivo, no entanto, é imperativo que os colaboradores compreendam o seu funcionamento, bem como saibam quando e como usá-lo adequadamente.

Por exemplo, ter um sistema de WMS altamente eficaz não será suficiente se a equipe do armazém não registrar corretamente as entradas e saídas dos produtos do espaço. Assim, todo o esforço dedicado à implementação do sistema seria uma grande perda de tempo!

Portanto, em primeiro lugar, é de extrema importância assegurar que os colaboradores estejam bem instruídos sobre a utilização do sistema, pois, no fim das contas, eles devem ser um parceiro para todos os membros de uma equipe e no dia a dia de todos.

Adicionalmente, é relevante que, antes de iniciar a implantação de um sistema, o fornecedor deve conduzir um diagnóstico abrangente, além de mapear todos os processos da empresa, identificando, por exemplo, como eles são atualmente conduzidos, quais desafios precisam ser superados, entre outros pontos.

Em outras palavras, quanto mais o sistema de gestão estiver alinhado com as necessidades específicas de uma empresa e contribuir para a otimização dos processos, mais perceptíveis serão seus efeitos positivos que a solução trará para a sua companhia.

3. Controlar estoque

Para diversas companhias, o gerenciamento de estoque é um dos aspectos mais complicados – e essenciais – de suas operações. 

Portanto, manter esse setor organizado é de extrema importância. Monitorar o fluxo de entrada e saída de produtos, por exemplo, pode ser uma tarefa desafiadora, mas essa é precisamente a função principal de um sistema de gestão: descomplicar o dia a dia e minimizar potenciais erros nesse processo – que, muitas vezes, são feitos manualmente e estão suscetíveis a erros.

Com um sistema de gestão de qualidade, você pode planejar suas necessidades com mais precisão e aumentar a eficiência na rotatividade do estoque. Isso, por sua vez, aliás, pode resultar na redução da necessidade de infraestrutura. Em outras palavras, vai poder economizar custos significativos. 

2. Ter acesso a informações cruciais

Ao buscar um sistema de gestão para o seu negócio, é importante procurar por sistemas com uma capacidade aprimorada de coleta, filtragem e análise de dados. 

Alguns sistemas podem até incorporar outras soluções a eles, tornando um programa robusto para sanar todos e quaisquer detalhes. 

Isso significa que os dados inseridos no sistema de gestão são automaticamente analisados, gerando insights mais relevantes para os setores da empresa. 

Além disso, devido à natureza integrada desses sistemas, as informações de alta qualidade não estão restritas a apenas uma área da empresa, mas abrangem todos os setores. 

Isso vai permitir que o gestor do negócio tenha acesso aos dados de gestão de áreas como vendas, marketing, logística, entre outras, melhorando os produtos como um todo.

1. Tornar as tomadas de decisão menos complicadas

Com a aquisição de um sistema de gestão, você terá automaticamente acesso a um controle mais abrangente dos dados relacionados à sua empresa, permitindo, assim, a criação de relatórios mais pertinentes e precisos – como mencionamos anteriormente.

Com isso, você terá a geração automática de relatórios com os dados mais cruciais para o seu empreendimento. E o melhor: sem complicações. 

Isso inclui a realização de comparações entre períodos específicos e a identificação de insights que podem indicar o que está ocorrendo e o que precisa ser aprimorado. Ter acesso a esses dados será o pulo do gato para que você tome decisões mais acertadas e sem dores de cabeça.

Leia também: Conheça a origem do WMS, seu processo evolutivo e benefícios práticos para o seu negócio!

Como escolher o melhor sistema de gestão para a sua companhia?

Escolher o sistema de gestão mais adequado pode ser uma tarefa desafiadora, dada a abundância de fornecedores no mercado. Então, para auxiliá-lo nesse processo, existe uma espécie de “roteiro” a ser seguido para que você o que melhor vai funcionar para a sua companhia. Confira:

1. Avalie todas as necessidades da sua empresa, de forma micro e macro;
2. Converse com diversos fornecedores e empresas para compreender os diferenciais de seus sistemas de gestão;
3. Realize uma análise comparativa entre os fornecedores;
4. Considere o tempo necessário para a implementação e treinamento dos funcionários.

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