Gestão de Estoque: o que é? Como funciona? E qual a importância?

Quando uma empresa atua no ramo da logística, é preciso ter uma boa organização administrativa e também de estoque. Afinal, saber organizar os materiais para que cheguem ao seu destino com eficiência também é importante. Por isso, a melhor aposta é na gestão de estoque. 

A saúde financeira de um negócio depende de uma boa administração. Como consequência, bons profissionais sabem da importância de se aplicar a gestão de estoque. Sem ele, insumos, comercialização e transporte de mercadorias podem ficar comprometidos. 

Não pense que somente um ou outro tipo de empresas se beneficiam do gerenciamento eficiente de estoque. Pequenas, médias e grandes organizações de qualquer segmento e nicho podem se beneficiar. 

Mas, você sabe realmente do que se trata uma gestão de estoque? O artigo a seguir explica o que você precisa saber sobre o assunto. Então, vamos prosseguir com a leitura? 

Afinal, o que é gestão de estoque? 

Gestão de estoque é o processo garantidor de planejamento, execução e controle do que é armazenado na empresa. Ou seja, envolve tempo, dinheiro e mão de obra para o pleno funcionamento. 

Nesse contexto, aplica-se métodos e técnicas para otimizar a rotatividade dos produtos nos centros de distribuição. O objetivo aqui é manter o giro de estoque, sem que faltem, estraguem ou sejam extraviados. 

Gerir um estoque é uma das etapas mais importantes do supply chain, porque se está desalinhada, todas as outras empresas e o cliente ficam no prejuízo. Com um bom processo, podemos reduzir custos e aumentar a produtividade do armazém. 

Para entender a importância desse assunto, saiba que o grupo M. Dias Branco, responsável por marcas como Piraquê, afirmou ter obtido um aumento no lucro de 64% ao realizar mudanças, incluindo a aplicação de gestão de estoque.

Com funciona? 

Na teoria, a metodologia funciona de maneira x. Na prática, depende do modelo de gestão adotado na empresa. Mesmo assim, não podemos deixar de saber que o estoque é um espaço de armazenamento temporário para as mercadorias. 

Em alguns negócios, o controle de estoque é feito de forma manual, usando planilhas de excel para saber as quantidades, localizações e valores. Mas, os profissionais que utilizam a tecnologia, automatizando o processo, não precisam passar por retrabalho, além da minimização de erros. 

Qual é a importância da gestão de estoque?

A falta ou a má gestão de estoque ocasiona rupturas e prejuízos para a empresa, consumidor e até para a economia do país. Para refrescar a sua memória, ruptura é o momento em que o produto sai do estoque e não chega ao cliente. 

Estoques cheios e com pouca rotatividade também são prejudiciais, porque a empresa precisará fazer uma queima de estoque para vender as mercadorias a um preço mais baixo, ou os materiais vão expirar ou serão descartados. 

Por conta disso, é primordial fazer a gestão de estoque. Há muitos ganhos, confira alguns deles a seguir.

Eficiência ao atender demandas da produção

O gerenciamento eficiente garante o fornecimento de matérias-primas, e se estiver integrado ao departamento de compras, melhor ainda — isso é sinônimo de lucro e produtividade.

Para atender demandas, é possível gerir a partir de diferentes critérios, como maior volume de saída, item novo ou mais antigo. Quando o item X tem mais saída, pode-se colocá-lo em posições estratégicas nos armazéns, para serem retirados com mais rapidez.

Para empresas no ramo da moda, pode-se colocar os itens da coleção passada mais a frente para que sejam retirados rapidamente para que não sobrem no fundo do armazém. Geralmente, esses produtos passam por liquidações.

Em estabelecimentos da indústria alimentícia, a ordem de reposição pode seguir os prazos de validade. Dessa forma, as mercadorias mais próximas ao vencimento são colocadas em destaque e comercializadas primeiro.

Otimização na produtividade do departamento de compras

É importantíssimo calcular o giro de estoque de cada mercadoria comercializada para saber quais itens entram e saem mais rápido e quais têm maior tendência de sobrar.

O cálculo é simples: basta anotar a quantidade de vezes em que ele foi vendido em um determinado período. Por exemplo, se a Apple tem 100 unidades de fone de ouvido em seu armazém em algum país e, ao longo de 30 dias, vende 300 fones, o estoque tem um giro de três vezes ao mês.

Assim, o departamento de compras saberá exatamente a quantidade de produto a ser comprado para que não falte e nem encalhe no armazém.

Para fazer a conta de maneira assertiva, é preciso ter a gestão de estoque e armazenagem bem aplicadas, e controlar os momentos de entrada e saída de cada item.

Fornecer dados para indicadores

Gerenciar estoque também significa gerar dados, os quais servem como indicadores. Os parâmetros calculados a partir de dados podem:

    –   Estabelecer e/ou estimular o ciclo econômico da região, chamado de Período Médio de Estocagem (PME);

   –  Criar ciclos operacionais, envolve o Prazo Médio de Recebimento (PMR) e o Prazo Médio de Estocagem (PME).

   – Definir melhor o ciclo financeiro, período entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento pelas vendas.

Quais são os erros comuns?

      – Algumas atitudes podem interferir negativamente na gestão de estoque da sua empresa. Confira algumas falhas comuns, mas que devem ser evitadas a todo custo:

    – Esquecer ou dar importância à sazonalidade das vendas, principalmente em épocas de alta temporada como Natal e Dia das Mães.

     – Pouca ou nenhuma comunicação entre setores, algo que pode ocasionar prejuízo para o cliente e para a empresa.

      – Não negociar a entrega de insumos e produtos com fornecedores.

   – Fazer absolutamente tudo no papel: os recursos e ferramentas desenvolvidas a partir da tecnologia facilitam a vida de todos os profissionais envolvidos.

Procurar dados de mercadorias no meio da papelada é perda de tempo, quando existem tecnologias capazes de fazerem isso e muito mais.

E quanto às melhores práticas? 

Para aprimorar a gestão de estoque, evitar cometer os erros citados anteriormente ou até mesmo começar a aplicá-la, há algumas boas práticas, como:

   1. Criação de uma rotina para conferência de dados e produtos

   2. Registro de produtos com códigos de barra

   3. Delimitação dos volumes mínimos e máximos para o estoque 

   4. Capacitação de toda a equipe ligada ao processo, para que estejam cientes da metodologia adotada pela empresa

   5. Mapeamento e padronização de processos, para uma boa proatividade 

   6. Aplicação de soluções tecnológicas, para eliminar custos e falhas humanas

Tais práticas citadas acima precisam ser adotadas pouco a pouco, até que todos entendam como deve funcionar o dia a dia da empresa.

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