Lista Mestra: O que é e qual a sua importância para uma gestão de qualidade?
Quando se trata de documentação, alguns termos podem nos deixar confusos. Esse pode ser o caso da Lista Mestra, por exemplo. Um nome pouco intuitivo, mas que pode ajudar — e muito — a gerir uma empresa no ramo de logística, com qualidade.
Quem fica responsável pela gestão de documentos, geralmente segue a ISO 9001, norma que guia boas práticas de organização e manuseio. Apesar de não citar a necessidade de uma lista mestra, a ISO 9001 deixa claro que a organização deve registrar os documentos da empresa de maneira adequada; falaremos sobre a norma mais adiante.
Por isso, a lista mestra é uma das formas mais simples de manter tudo nos conformes. Preparamos um artigo sobre o assunto para que você fique por dentro do assunto e realize uma gestão de qualidade.
Afinal, o que é lista mestra?
A lista mestra é uma metodologia que trata da gestão de documentos, com a finalidade de facilitar o controle, a gestão e administração dos documentos gerados pela empresa.
Apesar de estar associada com o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), a lista mestra não é uma obrigação ou uma medida regulatória da norma ISO 9001. Segundo a norma, é fundamental que o SGQ inclua as informações documentadas obrigatórias em seus processos.
Vale lembrar que a gestão de documentos difere de empresa para empresa, por conta do porte, do segmento e complexidade dos processos do dia a dia.
Entretanto, utilizando a lista mestra, a etapa de gerir os dados nos documentos fica mais dinâmica. Para começo de conversa, os principais itens da metodologia são código, revisão e descrição de todos os documentos.
Pra que serve?
A principal função é verificar se os documentos estão sendo utilizados de maneira efetiva e também se estão em constante uso. Isso porque informações obsoletas não são úteis — podem ser prejudiciais — para a empresa e para o SGQ.
Entretanto, organizações de grande porte possuem volumes extensos de informações e documentos, e mantê-los atualizados pode ser uma tarefa difícil.
Por isso, é preciso aplicar métodos, como a lista mestra, para sempre atualizar as informações e classificá-las o mais correto possível, para não gerar informações duplicadas e antigas.
Quais são as vantagens e desvantagens?
Assim como todo método, a lista mestra tem muitas vantagens, como a facilidade de ter um arquivo que reúna os documentos criados pela empresa, fornecendo um histórico confiável para auditorias, relatórios e até lançamento de nota fiscal.
Talvez a única desvantagem é manter a lista sempre atualizada com o tempo. Se a organização for de grande porte essa tarefa pode ser ainda mais difícil.
Para evitar essa situação, pense que o simples é melhor nesses casos. Se o seu modelo de lista mostra conter informações em excesso, criando muitas categorias, será muito trabalhoso manter o controle e atualizar um volume muito grande de informações no documento.
Por isso, registre somente o que for essencial para que seja possível encontrar qualquer documento.
O que compromete a eficácia desse método?
A lista mestra auxilia o colaborador tanto na localização de documentos quanto nas revisões dos arquivos. Contudo, algumas práticas equivocadas podem comprometer a boa utilização da lista mestra, deixando de cumprir os objetivos principais: otimizar o tempo e diminuir custos.
Veja só:
- Deixar que todos tenham acesso ao documento: a falta de uma política de controle aos acessos às informações pode gerar confusão. Além da segurança das informações ficar fragilizada, é muito mais difícil controlar quem são os profissionais que acessam, atualizam os dados de forma correta.
- Não determinar responsáveis e revisores: quando não há um colaborador definido para revisar a lista, é provável que a equipe cometa erros e se perca em meio às alterações.
- Falta de atualização: a falta de atualização muitas vezes ocorre por conta da falta de comunicação e engajamento entre a equipe e quem é responsável por fazer as atualizações. Nesse caso, fica fácil errar.
Como resolver estes problemas?
Pode-se elaborar um cronograma com tarefas e documentos que precisam passar por atualizações constantes. Com isso, é preciso adicionar a lista em um único local para que os responsáveis acompanhem com constância.
Quais são os aspectos de uma lista mestra?
1. Código
Toda lista mestra precisa conter uma coluna com o código dos documentos para facilitar a localização dos dados. Sem eles, a desorganização e o retrabalho farão parte do dia a dia da equipe. Ou seja, vai custar tempo e dinheiro para a empresa.
2. Revisão
Qual foi a última vez que o documento da sua empresa foi atualizado? Essa informação deve estar clara na lista mestra. Assim, o colaborador que a acessa saberá se o documento está atualizado ou não. Quanto mais atualizada, melhor!
Uma dica de como informar a última versão da lista é escrever “versão 3 – revisada por fulano”. No exemplo, além de mostrar a última atualização, também menciona a última pessoa a acessar o documento. Isso se torna útil para tirar dúvidas e evitar equívocos.
3. Descrição do conteúdo do documento
No último aspecto escrevemos tudo o que for necessário para que o próximo a conferir a lista saiba do que se trata aquele arquivo.
Como fazer uma lista mestra?
Antes de mais nada, é importante ressaltar que não existe um modelo de lista ideal, Então, é necessário construir um modelo que se adapte às necessidade e à realidade da organização.
Depois de entender as principais características, no tópico anterior, existem duas opções para aplicar uma lista mestra em sua organização: construir a sua própria lista ou contar com a ajuda de uma solução tecnológica.
Para construir a sua própria lista, é necessário criar tabelas com o código do documento, versão, última atualização do documento, último colaborador que revisou e a descrição do conteúdo.
Mas cuidado para não criar uma lista com informações excessivas e acabar criando um documento confuso para quem manuseá-lo. De nada adianta tentar aumentar a produtividade da equipe com uma lista mestra cheia de informações confusas.
O ideal é conter as informações essenciais para a fluidez dos processos internos e para as auditorias do SGQ nos períodos determinados pela empresa.
Caso opte por uma lista pronta, saiba que existem softwares capazes de criar tabelas ou até modelos prontos, de acordo com a sua necessidade.
Para entender melhor sobre como aplicar a lista mestra na sua empresa, conheça a Sal Solutions — oferecemos soluções tecnológicas para simplificar e otimizar a rotina da sua empresa.
