O que é compliance? Saiba como aplicar na sua empresa
Existe uma fórmula para se ter uma empresa de sucesso? Na prática, não. Mas os negócios que aderem a um programa de compliance tem uma boa noção do caminho íntegro a ser seguido e evitar problemas com órgãos federais.
Isto é, esse termo está mais presente no vocabulário empresarial no brasil. Isso ocorreu em virtude dos muitos escândalos de corrupção na zona privada e pública. Para evitar essas situações, há um conjunto de regras a serem seguidas.
Mas afinal, o que é compliance? Por que a sua empresa precisa aderir a ela?
O que é compliance?
Para entendermos o conceito, é preciso saber o significado da palavra primeiro. Ela vem de um verbo em inglês “to comply”. Portanto, traduzimos para estar de acordo, ou em conformidade com algo, ou com alguém.
Ou seja, o compliance no âmbito empresarial é a conformidade de regras, ética e padrão de conduta interno e externo.
Compreendemos compliance externo como:
- Regulamentação dos setores
- Obrigações tributárias
- Legislação municipal, estadual e federal — um exemplo disso é a obrigatoriedade da emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para todos os serviços de transporte contratados pela empresa.
Já o compliance interno são as políticas e regras dentro da empresa. São diretrizes sobre a segurança e bem-estar dos funcionários, e também as expectativas de como os colaboradores devem se portar e comportar. De modo geral, o compliance interno dá um norte para o externo.
Por exemplo, algumas empresas precisam entregar ao órgão competente a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Quando elaborado, o DRE também dá uma diretriz aos gestores para compreender os resultados líquidos.
Ou seja, esse documento contribui para a gestão financeira do negócio. Dessa forma, quando se sabe que o negócio está saudável, é mais fácil estar em conformidade externa. Por isso, muitas empresas que não precisam desenvolver o documento, optam por fazê-lo mesmo assim, para ter mais controle financeiro.
No cenário brasileiro
Para o Brasil corporativo, estar em conformidade ainda é desafiador, principalmente no que diz respeito à área fiscal e tributária. Você sabia que eles são um dos sistemas mais complexos do mundo?
De acordo com o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo, o nosso país já editou mais de sete milhões de normas desde a promulgação da Constituição? Inclusive, o presidente-executivo do IBPT afirma que cada empresa deverá seguir pouco mais de 4.800 normas tributárias se quiser fazer negócios no Brasil.
É de se espantar, já que mesmo sendo um grande produtor de matéria-prima, como a soja e minério de ferro, o Brasil ainda cobra muitos impostos de pessoas físicas e jurídicas.
Com tanta complexidade e poucas mudanças na lei, o compliance se torna muito relevante. Ele garantirá a governança eficiente e estruturada para práticas e regras de operação.
Qual é a relação com o LGPD?
Um dos assuntos mais falados ultimamente é a Lei Geral de Proteção de Dados e como todos precisam se adequar ao novo jeito de coletar e proteger dados pessoais dos clientes.
Também conhecida como Lei n.º 13.709/18, a LGPD visa levantar barreiras para o uso de dados sensíveis no ambiente digital. Ou seja, as empresas precisam estar atentas ao processo de coleta, armazenamento e compartilhamento dos dados de pessoas físicas.
A mudança mais significativa é o pedido de autorização que as empresas devem oferecer aos usuários para que compartilhem seus dados. A LGPD exige que tal autorização seja dada de forma consensual.
Sendo assim, o compliance é muito necessário para se adequar e aplicar o LGPD. O não cumprimento da lei pode acarretar multas no faturamento anual, sanções administrativas e até encerramento do negócio.
Como se adequar à legislação?
Uma das ações para se tomar é ter um cargo para o Data Protection Officer. É ele o responsável pela aplicação e gestão de boas práticas da regulamentação.
Além disso, outra atribuição do DPO é a troca com a ANPD, a Agência Nacional de Proteção de Dados. Esse órgão foi criado somente para auditar a compliance das empresas em relação à LGPD.
Na prática, a adequação funciona assim:
- Atualizar as Políticas de Privacidade do site institucional, assim como blog e outras demais plataformas digitais.
- Revisitar os termos de uso para garantir conformidade recorrente.
- Criação de comitê com responsáveis de todas as áreas da empresa que atuam on-line.
- Reavaliar as tecnologias usadas, como os sistemas de gestão. Eles viabilizam a adequação a conformidade do LGPD?
Tipos de compliance
Sabia que existem diferentes tipos de conformidade? Além do tributário, já comentado anteriormente, há também o ambiental e o trabalhista. Confira:
- Empresarial: é sinônimo de conformidade interna;
- Tributário: diretrizes para evitar condutas desonestas e corruptas;
- Trabalhista: conformidade no trato com os colaboradores, como benefícios previstos em leis;
- Ambiental: diretrizes no que diz respeito ao uso dos recursos naturais de forma consciente e com impacto minimizado;
- Fiscal: diz respeito ao compliance diante das obrigações fiscais em âmbito municipal, estadual e federal;
- Digital: conformidade ao LGPD e outras leis regulamentadoras do ambiente on-line;
- Jurídico: é o compliance ligado às orientações legais entre advogado e empresa, a fim de assegurar que as operações da empresa estejam dentro da lei.
Há vantagens em aplicar o compliance?
Você deve estar se perguntando se o compliance serve somente para garantir que a sua empresa esteja andando na linha, correto? Um programa desses vai além: é possível alinhá-las com os valores da sua organização e obter boa reputação.
Um programa de compliance aplicado da maneira correta gera credibilidade aos investidores, órgãos fiscalizadores e clientes. Um bom padrão de qualidade de compliance também torna o time mais produtivo, uma vez que as documentações necessárias estarão organizadas em uma única fonte.
Tudo isso contribuirá para processos internos e externos mais eficientes e íntegros, pois o que está organizado dificilmente se perde.
Aplique o compliance na sua empresa.
Aplicar o compliance não é tarefa complexa, mas pode ser um processo demorado e com envolvimento de muitos setores. Mas então, como aplicar o compliance no seu negócio?
É preciso ter um departamento destinado a isso.
Não é possível implementar o compliance em um dia e nem com os funcionários que já possuem outras atribuições. O ideal é criar um departamento específico com profissionais especializados nessa área.
Criação do código de conduta.
Se a sua empresa já tem, a dica é visitá-la para que seja atualizada. Caso crie um código do zero, lembre-se que as diretrizes devem ser claras e fáceis de entender — todos os funcionários precisam compreender.
Atente-se às mudanças externas.
Isto é, só conseguimos ser eficientes se seguirmos as mudanças na legislação, especialmente na parte tributária, a qual sofre alterações recorrentes.
Automatize todas as tarefas que puder.
A automação é sinônimo de agilidade e extinção de falhas. Portanto, automatize tarefas repetitivas e de pouco valor para o esforço humano. Além de simplificar a rotina dos colaboradores, o risco de erros é menor.
Conte com a tecnologia.
Seguindo o ponto anterior, a automatização é fruto da tecnologia. Por isso, um bom compliance pode depender da digitalização dos processos. Na era digital, não há espaço para trabalhos manuais e desorganização.
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