As vantagens inegáveis do uso do WMS em logística

Quer entender como um sistema WMS pode ser o pulo do gato para as operações internas da sua companhia? Confira aqui tudo o que a Sal Solutions tem a dizer sobre as vantagens do WMS em logística, seu funcionamento e o que falta para elevar o seu negócio para um novo patamar.

Aproveitar a tecnologia para simplificar todos os tipos de operações empresariais, economizar tempo e elevar a eficiência é, sem sombra de dúvidas, o combo que melhor representa uma promissora abordagem para alcançar os melhores resultados — especialmente no segmento logístico, onde cada passo conta. 

A descrição acima pode ser muito bem utilizada para exemplificar a principal atribuição do sistema WMS (Warehouse Management System), também conhecido como Sistema de Gerenciamento de Armazém em português.

Para trazer mais contexto para a utilização do WMS, compreenda que a tecnologia de gerenciamento de armazém impactou toda a cadeia da logística, principalmente quando nos referimos à gestão de estoque. 

Isso porque um sistema que gerencia mercadorias, ativos, pessoas, fluxos de trabalho e transações ganha muita visibilidade com todos esses benefícios. 

E considerando que está no foco de qualquer empresa ter um alto faturamento, boa distribuição de negócios e destaque no mercado, o uso do WMS passou a ser bastante recomendado — e praticamente obrigatório — nos últimos anos. 

Neste post, você vai compreender mais sobre o sistema WMS, entender as vantagens do WMS em logística e conhecer outras aplicações que serão bastante úteis para melhorar a sua companhia em todos os aspectos.

Quer saber mais? Basta continuar a leitura!

WMS: O que é o sistema que vem mudando a cara do segmento logístico?

O WMS, sigla para Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazém em português, é um sistema de gestão projetado para centros de distribuição, depósitos, armazéns e outros espaços de trabalho referentes à logística.

Em sua essência, o WMS é um programa destinado a administrar as atividades diárias em diversos tipos de cadeias logísticas. Ele abrange desde o momento do armazenamento dos produtos até a fase do transporte.

O sistema é capaz de gerenciar a recepção e expedição de produtos, realizando registros no instante da chegada. Além disso, supervisiona a movimentação interna dos itens e estrutura a organização, bem como a separação e envio das mercadorias. Sua perspectiva encara o armazém como um espaço físico sujeito a limitações.

Dessa forma, o sistema busca otimizar ao máximo a utilização desses espaços, tornando-se crucial para empresas que lidam com remessas em larga escala, como lojas virtuais, por exemplo.

Em síntese, o WMS oferece automação para aprimorar a organização dos centros de armazenamento, assegurando a eficácia da empresa de logística no contexto da cadeia de suprimentos. Ele trabalha em conjunto com outras soluções tecnológicas, como o TMS (Sistema de Gerenciamento de Transportes), o software ERP (Gestão Empresarial Abrangente), o SCM (Gestão da Cadeia de Suprimentos) e outros.

É importante observar que, embora a gestão de pedidos de compra não seja o foco central do WMS, ele deve estar apto a reconhecer a chegada de pedidos para organizar as remessas e produtos. Nesse sentido, é necessário adaptar cada aplicação consoante o funcionamento específico da empresa, especialmente em relação à colaboração com outros participantes da cadeia, como fornecedores e clientes.

Em resumo, o sistema de gestão de armazéns direciona sua atenção ao espaço físico, visando à organização, coordenando as atividades da equipe e supervisionando as mercadorias.

Isso possibilita um acompanhamento minucioso, permitindo a análise detalhada de informações como datas de validade, quantidades, fornecedores e outros dados cadastrais de cada produto que entra no armazém.

Leia também: Conheça os elementos básicos da cadeia de suprimentos.

E quais são as principais funções do WMS?

A partir das operações impactadas, devemos entender o porquê. Em outras palavras, é necessário conhecer as funções do WMS. Conheça as quatro principais:

4. Controle e segurança de estoque.

Com produtos codificados, a solução consegue controlar todo o estoque a distância e já montar layouts para organizar os produtos com agilidade. 

Além desse controle de estoque, pode-se também fiscalizar os veículos com acesso ao armazém pelo WMS — o que facilita o dia a dia dos funcionários. 

Quer as melhores dicas para a organização no seu armazém? Saiba mais aqui!

3. Integração ao sistema de gestão empresarial

Para não deixar nenhum fio solto e ter uma análise completa da situação do armazém, é possível integrá-lo com o sistema de gestão empresarial, ou ERP, como visto acima. 

A partir disso, todos os registros de compras no ERP são sincronizados ao WMS. É então que o processo de envio se inicia com mais agilidade. 

2. Geração de relatórios completos.

Análises baseadas em dados completos significa aumento do poder de assertividade de futuras decisões. Quem coordena a logística tem acesso a relatórios minuciosos gerados pelo sistema. 

1. Transferência entre estoques.

Grandes empresas podem se beneficiar dessa função também. Com inúmeros armazéns para estoques, o WMS integra todos eles e realiza uma grande gestão, algo que torna as transferências de produtos mais eficazes e sem erros.

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Quais são as principais vantagens do WMS? Conheça 13 benefícios e um bônus!

Nesta seção do texto, vamos abordar as vantagens do WMS, que exemplificam os motivos pelo qual o sistema é tão atraente para as empresas.

Ao todo, as principais promessas do WMS envolvem a otimização do estoque, integração de processos, monitoramentos, redução de custos e muitos outros.

Lembrando que o 13 é considerado o número da sorte, confira diversas vantagens do WMS em logística — além de um bônus especial!

13. Diminuição do período de espera e encurtamento dos prazos.

O WMS consegue organizar e coordenar basicamente todas as etapas do armazenamento, seja do recebimento à expedição, e tudo isso de uma maneira prática – que vai agilizar todos os processos que o envolvem. 

Dessa forma, é comum que o tempo habitual para realizar as tarefas desse fluxograma de operações é diminuída, tornando todo o processo bem mais simples. Assim, ele aumenta as chances de fazer com que os produtos cheguem com mais velocidade às transportadoras e, consequentemente, ao público. 

Sem contar que o WMS permite a utilização da leitura de QR Codes ou etiquetas RFIDs, ambas que otimizam os registros de entradas e saídas de produtos, simultaneamente atualizando diversos parâmetros, como peso, validade e modelo, entre outros. 

12. Redução dos custos.

É impossível não destacar como a tecnologia é uma das principais aliadas das empresas que buscam reduzir custos, especialmente sobre as operações feitas por meio de humanos — bastante suscetíveis a erros. Sobretudo, em operações logísticas. 

Ao utilizar um sistema dedicado para operações cotidianas, será possível reduzir os custos com mão de obra em tarefas que podem ser automatizadas. Dessa forma, você consegue diminuir as taxas de erros e sofre com menos retrabalho — consequentemente, diminuindo o custo operacional. 

O WMS também vai reduzir custos em relação à armazenagem, funcionários e outros.

11. Espaço de armazenagem otimizado.

No âmbito da armazenagem, uma vantagem significativa proporcionada pela adoção do WMS é a oportunidade de usufruir de um espaço de armazenamento otimizado.

Atualmente, a tecnologia empregada no ambiente de armazenamento é tão crucial quanto o espaço físico disponível para a guarda de produtos ou remessas.

Ao considerarmos que o WMS viabiliza o mapeamento do espaço e aprimora a disposição de cada item no estoque, a organização interna do espaço pode ser meticulosamente arranjada.

Um exemplo concreto ilustra esse ponto: produtos sensíveis à luz são frequentemente designados para áreas escuras em um depósito. Entretanto, ao invés de simplesmente se perderem na penumbra, o sistema traduzirá esse espaço em dados, possibilitando uma análise estratégica que revelará maneiras de acomodar mais produtos em um espaço menor – e de maneira segura, é claro.

10. Prevenção de falhas.

Automatizar a gestão do seu armazém significa minimizar falhas. Máquinas são desenvolvidas para não errarem. Se um processo não tem erro, o que pode acontecer? Dentre as várias respostas possíveis, talvez a que chama mais atenção é o aumento da produtividade.

Isso porque quando um departamento se organiza com a ajuda da tecnologia, os outros departamentos só têm a ganhar. Uma falha aqui e a reação em cadeia nos setores está feita. O WMS foi desenvolvido para evitar tal reação.

9. Conservação dos produtos.

Numerosos problemas nas empresas surgem como resultado de erros anteriores, os quais poderiam ter sido prevenidos — especialmente aqueles que “passaram batidos”. Isso, por exemplo, se aplica ao cenário em que ocorre o descarte de itens após a expiração de sua validade.

É incontestável que a gestão da rotatividade dos produtos constitui um dos principais desafios empresariais. No entanto, essa dinâmica pode ser inteligentemente aprimorada por meio da utilização de um WMS.

A inclusão minuciosa de cada produto em um banco de dados robusto capacita o sistema a reconhecer e comunicar as medidas necessárias para cada item. De modo geral, o WMS promove uma administração que coloca em destaque a preservação da integridade dos itens armazenados, considerando até mesmo fatores como prazo de validade e condições de ventilação. 

Essa gestão inteligente viabiliza que os produtos sejam armazenados em condições ideais para um transporte subsequente.

Dessa maneira, uma empresa que implementa o WMS pode automatizar a monitorização e, caso considere relevante, redirecionar os funcionários para tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

8. Integração de processes e outros sistemas.

Outro ponto de vantagem do WMS é a integração entre os diversos setores de uma empresa e de softwares. 

Uma das vias pode ser exemplificada pelos processos no centro de distribuição ou armazém, onde o sistema vai promover a integração da comunicação entre o armazenamento e as fases subsequentes. 

Dessa forma, coordenando as informações de compras com a chegada das mercadorias e, posteriormente, com o processo de transporte, de modo a criar uma fluidez unificada.

Além disso, os ERPs (Sistemas de Gestão Empresarial) e os OMS (Sistemas de Gerenciamento de Pedidos) também podem ser integrados com os WMS, aumentando a automação dos processos que envolvem a interseção de dados provenientes dos softwares. 

7. Escalabilidade e flexibilidade.

Um sistema WMS pode ser adaptado às necessidades específicas de um negócio, dos pequenos ao grande. 

Se a sua empresa continua em fase de crescimento, por exemplo, o WMS pode ser adaptado e dimensionado à medida que a marca cresce, garantindo que o software continue a atender às demandas em constante mudança.

6. Prevenção de perdas.

Outra vantagem proporcionada pelo WMS está relacionada às perdas com um impacto significativo nos armazéns e na reputação das empresas numa cadeia logística.

Através dos sistemas de gestão, por exemplo, é viável eliminar essa ameaça, assegurando uma conferência precisa, rastreamento eficaz e controle abrangente de todas as fases de manipulação.

Isso acontece, pois, a partir do instante em que um item ingressa no CD ou armazém, ele será constantemente monitorado e gerenciado com máxima atenção – e visando sua expedição segura.

Também vale notar que, uma vez que a gestão mantém uma visão contínua, é possível assegurar a ausência de perdas, furtos e demais problemas operacionais relacionados ao desaparecimento de mercadorias.

Com isso, os gestores garantem a tranquilidade de todas as partes envolvidas e reforça a confiança junto aos seus clientes.

5. Gestão e melhoria do atendimento ao cliente e fornecedores 

A gestão proporcionada pelo WMS se fortalece ao se integrar com os sistemas dos clientes e fornecedores, inclusive resultando em uma melhoraria no atendimento prestado a ambas as partes.

A aplicação da inteligência de dados é empregada para harmonizar os fluxos de oferta e demanda, fornecendo informações em tempo real para agilizar os procedimentos e manter uma rotação de estoque otimizada. 

Mas como isso se traduz em melhoria ao atendimento aos clientes e fornecedores?

Com o WMS, você consegue arrumar os produtos da melhor forma para sua empresa, considerando prioridades ou proximidade no armazém. Assim, é fácil saber quais produtos estão no estoque, quais estão a caminho e quais serão despachados.

Dessa maneira, será possível diminuir os custos e aumentar a rotatividade — tudo isso em um tempo naturalmente menor. 

Com procedimentos mais eficazes e exatos, os pedidos dos clientes são tratados com maior velocidade e confiabilidade, o que se traduz em um aprimoramento no atendimento ao cliente. O mesmo vale para o seu contato com os fornecedores.

4. Melhora da comunicação interna. 

Outro aspecto do dia a dia de quem trabalha em um centro de distribuição e depósito envolve a comunicação, pois, é mais que fundamental contarmos com informações claras entre o time em todos os processos.

No entanto, considerando que o nível das demandas muitas vezes distorcem o fluxo de informações, é bastante comum que orientações e informações cheguem de maneira incompleta. Consequentemente, gerando erros que, por sua vez, geram custos e desperdícios. 

Assim, cada movimentação fica registrada, facilitando na conferência de mercadorias, no despache e outros. 

3. Informações em tempo real.

Com a leitura dos códigos de barras, QR Code ou RFID, implementados por meio de um WMS, é possível atualizar o controle inteiro de estoque a partir de dispositivos móveis, por exemplo.

Assim, a empresa não passa pelo susto de se encontrar sem mercadorias de maior giro, por exemplo, o que — a curto prazo — vai prejudicar o fluxo de negócios.

2. Redução das movimentações.

Você deve saber que um aspecto muito característico em relação aos centros de armazenamento é o alto fluxo de movimentação das remessas, produtos e afins.

Assim, por meio de um WMS, a empresa tem a possibilidade de diminuir a movimentação desnecessária dos produtos no local, por exemplo. Isso resulta em menos congestionamento e obstáculos, bem como maior eficiência dentro do espaço de trabalho. Como consequência, é possível levar a menos desgastes das mercadorias.

O sistema também facilita a determinação ideal de locais para separação e expedição rápidas e eficientes — inclusive com a possibilidade de realizar todas essas ações em prazos específicos. Isso vai reduzir as rotas percorridas. 

Essa organização coordenada contribui para um fluxo de trabalho diário mais suave e organizado — um sonho de consumo para qualquer companhia, especialmente para aquelas com centros de armazenamento de grande porte.

O rastreamento dos itens dentro do ambiente também vai eliminar a necessidade dos funcionários gastarem tempo procurando determinados produtos e afins.

1. Melhorias na fase de produção.

Por fim, ao contar com dados sobre a entrada e saída de pedidos, o sistema WMS possibilita a previsão e monitoramento da disponibilidade de produtos.

Desse modo, torna-se viável otimizar os principais procedimentos associados à etapa de produção, permitindo que as equipes responsáveis ajustem suas atividades consoante as demandas do inventário e assim por diante.

Os sistemas também agilizam os fluxos operacionais da empresa, demonstrando rapidez na localização e no despacho dos produtos e mercadorias, além de fornecerem à equipe informações precisas sobre a localização dos itens. 

Bônus: Mais vantagens do WMS em logística

Existem muitas vantagens do WMS no setor de logística, como você pôde ver acima. No entanto, outros pequenos pontos diários podem ser devidamente melhorados com a adição do sistema. Tais como:

• Controle automatizado do estoque;
• Controle de produtos armazenados;
• Melhoria na tomada de decisões;
• Melhor gerenciamento de equipe;
• Monitoramento e relatórios automáticos;
• Otimização das escalas de envio dos produtos;
• Otimização do percurso de pedidos;
• Possibilidade de ter um estoque em tempo real.

Leia também: Logística Lean – Menos custo e tempo = mais produção e lucro

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