O que é compliance? Saiba como aplicar na sua empresa

Existe uma fórmula para se ter uma empresa de sucesso? Na prática, não. Mas os negócios que aderem a um programa de compliance tem uma boa noção do caminho íntegro a ser seguido e evitar problemas com órgãos federais.

Isto é, esse termo está mais presente no vocabulário empresarial no brasil. Isso ocorreu em virtude dos muitos escândalos de corrupção na zona privada e pública. Para evitar essas situações, há um conjunto de regras a serem seguidas.

Mas afinal, o que é compliance? Por que a sua empresa precisa aderir a ela?

O que é compliance?

Para entendermos o conceito, é preciso saber o significado da palavra primeiro. Ela vem de um verbo em inglês “to comply”. Portanto, traduzimos para estar de acordo, ou em conformidade com algo, ou com alguém.

Ou seja, o compliance no âmbito empresarial é a conformidade de regras, ética e padrão de conduta interno e externo.

Compreendemos compliance externo como:

• Regulamentação dos setores

• Obrigações tributárias

• Legislação municipal, estadual e federal — um exemplo disso é a obrigatoriedade da emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para todos os serviços de transporte contratados pela empresa.

Já o compliance interno são as políticas e regras dentro da empresa. São diretrizes sobre a segurança e bem-estar dos funcionários, e também as expectativas de como os colaboradores devem se portar e comportar. De modo geral, o compliance interno dá um norte para o externo.

Por exemplo, algumas empresas precisam entregar ao órgão competente a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Quando elaborado, o DRE também dá uma diretriz aos gestores para compreender os resultados líquidos.

Ou seja, esse documento contribui para a gestão financeira do negócio. Dessa forma, quando se sabe que o negócio está saudável, é mais fácil estar em conformidade externa. Por isso, muitas empresas que não precisam desenvolver o documento, optam por fazê-lo mesmo assim, para ter mais controle financeiro.

No cenário brasileiro

Para o Brasil corporativo, estar em conformidade ainda é desafiador, principalmente no que diz respeito à área fiscal e tributária. Você sabia que eles são um dos sistemas mais complexos do mundo?

De acordo com o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo, o nosso país já editou mais de  sete milhões de normas desde a promulgação da Constituição? Inclusive, o presidente-executivo do IBPT afirma que cada empresa deverá seguir pouco mais de 4.800 normas tributárias se quiser fazer negócios no Brasil.

É de se espantar, já que mesmo sendo um grande produtor de matéria-prima, como a soja e minério de ferro, o Brasil ainda cobra muitos impostos de pessoas físicas e jurídicas.

Com tanta complexidade e poucas mudanças na lei, o compliance se torna muito relevante. Ele garantirá a governança eficiente e estruturada para práticas e regras de operação.

Qual é a relação com o LGPD?

Um dos assuntos mais falados ultimamente é a  Lei Geral de Proteção de Dados e como todos precisam se adequar ao novo jeito de coletar e proteger dados pessoais dos clientes.

Também conhecida como Lei n.º 13.709/18, a LGPD visa levantar barreiras para o uso de dados sensíveis no ambiente digital. Ou seja, as empresas precisam estar atentas ao processo de coleta, armazenamento e compartilhamento dos dados de pessoas físicas.

A mudança mais significativa é o pedido de autorização que as empresas devem oferecer aos usuários para que compartilhem seus dados. A LGPD exige que tal autorização seja dada de forma consensual.

Sendo assim, o compliance é muito necessário para se adequar e aplicar o LGPD. O não cumprimento da lei pode acarretar multas no faturamento anual, sanções administrativas e até encerramento do negócio.

Como se adequar à legislação?

Uma das ações para se tomar é ter um cargo para o Data Protection Officer. É ele o responsável pela aplicação e gestão de boas práticas da regulamentação.

Além disso, outra atribuição do DPO é a troca com a ANPD, a Agência Nacional de Proteção de Dados. Esse órgão foi criado somente para auditar a compliance das empresas em relação à LGPD.

Na prática, a adequação funciona assim:

• Atualizar as Políticas de Privacidade do site institucional, assim como blog e outras demais plataformas digitais.

• Revisitar os termos de uso para garantir conformidade recorrente.

• Criação de comitê com responsáveis de todas as áreas da empresa que atuam on-line.

• Reavaliar as tecnologias usadas, como os sistemas de gestão. Eles viabilizam a adequação a conformidade do LGPD?

Tipos de compliance

Sabia que existem diferentes tipos de conformidade? Além do tributário, já comentado anteriormente, há também o ambiental e o trabalhista. Confira:

• Empresarial: é sinônimo de conformidade interna;

• Tributário: diretrizes para evitar condutas desonestas e corruptas;

• Trabalhista: conformidade no trato com os colaboradores, como benefícios previstos em leis;

• Ambiental: diretrizes no que diz respeito ao uso dos recursos naturais de forma consciente e com impacto minimizado;

• Fiscal: diz respeito ao compliance diante das obrigações fiscais em âmbito municipal, estadual e federal;

• Digital: conformidade ao LGPD e outras leis regulamentadoras do ambiente on-line;

• Jurídico: é o compliance ligado às orientações legais entre advogado e empresa, a fim de assegurar que as operações da empresa estejam dentro da lei.

Há vantagens em aplicar o compliance?

Você deve estar se perguntando se o compliance serve somente para garantir que a sua empresa esteja andando na linha, correto? Um programa desses vai além: é possível alinhá-las com os valores da sua organização e obter boa reputação.

Um programa de compliance aplicado da maneira correta gera credibilidade aos investidores, órgãos fiscalizadores e clientes. Um bom padrão de qualidade de compliance também torna o time mais produtivo, uma vez que as documentações necessárias estarão organizadas em uma única fonte.

Tudo isso contribuirá para processos internos e externos mais eficientes e íntegros, pois o que está organizado dificilmente se perde.

Aplique o compliance na sua empresa.

Aplicar o compliance não é tarefa complexa, mas pode ser um processo demorado e com envolvimento de muitos setores. Mas então, como aplicar o compliance no seu negócio?

É preciso ter um departamento destinado a isso.

Não é possível implementar o compliance em um dia e nem com os funcionários que já possuem outras atribuições. O ideal é criar um departamento específico com profissionais especializados nessa área.

Criação do código de conduta.

Se a sua empresa já tem, a dica é visitá-la para que seja atualizada. Caso crie um código do zero, lembre-se que as diretrizes devem ser claras e fáceis de entender — todos os funcionários precisam compreender.

Atente-se às mudanças externas.

Isto é, só conseguimos ser eficientes se seguirmos as mudanças na legislação, especialmente na parte tributária, a qual sofre alterações recorrentes.

Automatize todas as tarefas que puder.

A automação é sinônimo de agilidade e extinção de falhas. Portanto, automatize tarefas repetitivas e de pouco valor para o esforço humano. Além de simplificar a rotina dos colaboradores, o risco de erros é menor.

Conte com a tecnologia.

Seguindo o ponto anterior, a automatização é fruto da tecnologia. Por isso, um bom compliance pode depender da digitalização dos processos. Na era digital, não há espaço para trabalhos manuais e desorganização.

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