Método GTD: Você sabe o que é e como ele pode te ajudar?

Nos últimos tempos a palavra de ordem é produtividade. Já percebeu como queremos fazer tudo, o tempo todo? Para quem quer executar todas as atividades necessárias, seja no trabalho, ou na vida pessoal, considere o Método GTD.

Ter a habilidade de administrar a rotina é uma tarefa difícil, que pode levar a procrastinação em um piscar de olhos. Mas, no trabalho, as metas precisam ser batidas e muitas vezes são exaustivas. A notícia boa é que esse método de gerenciamento de tempo auxilia o nosso dia e faz toda a diferença na hora de encararmos as obrigatoriedades.

Confira, no artigo a seguir, o surgimento do GTD (Getting Things Done) e como ele pode ser incorporado na sua rotina e te ajudar, seja no trabalho ou em casa. 

Afinal, o que é o Método GTD? 

A sigla GTD vem do termo Getting Things Done, e foi criada por David Allen em seu livro de 2001 “A arte de fazer acontecer”. Allen desenvolveu uma ferramenta para ensinar e ajudar as pessoas a serem mais produtivas a fim de realizarem mais tarefas no dia. 

O livro lançado no início do século, passou por atualizações e em 2015 foi republicado com a inclusão das mudanças nas nossas vidas provocadas pela tecnologia, smartphones e redes sociais.

Além de oferecer mais eficiência para executar atividades, o GTD também ajuda a priorizar o que precisa ser feito naquele momento. Por isso, cria-se um hábito menos estressante e menos ansioso também, prezando pela qualidade de vida e bem-estar. 

Na prática, ela funciona por meio de 3 tipos de atividades:

1. Atividades não planejadas: são as urgentes que surgem durante o dia e não podem esperar o próximo dia para serem realizadas. 

   2.  Atividades predefinidas: essas já estão anotadas e planejadas, como as reuniões.

   3. Atividades a serem definidas: são aquelas não planejadas, mas estão no radar e são consideradas demandas em andamento. 

A metodologia por trás dessa categorização é a organização mental dentro da rotina. No trabalho, por exemplo, o GTD é bem oportuno. Porque demandas urgentes aparecem o tempo todo e sem organização e flexibilização, o expediente pode virar uma zona estressante demais. 

O resultado disso é o cansaço físico e mental, além da diminuição do bem-estar, e até aparecimento de doenças ao longo da vida. 

Usando o método GTD você não sobrecarrega a sua mente e tem uma visão mais controlada do que pode ser deixado para amanhã, sem atrapalhar as entregas.

Quais são as vantagens do método GTD?

Além de flexível e passível de mudança a qualquer momento, o GTD também traz outras vantagens para o nosso cérebro, como:

• Reduz a carga cognitiva e a tensão mental ao tentar lembrar de todas as tarefas do dia. 

• Elimina a sensação de esgotamento mental quando você pára de realizar várias atividades ao mesmo tempo. 

• Induz a criação de um ponto focal de informações, mesmo se não forem usadas de imediato. 

• Organiza o processo de execução de uma tarefa ou projeto; dessa forma, você consegue definir prioridades e delegar atividades para outras pessoas, seja na vida pessoal, ou no trabalho. 

• Ajuda a realizar tarefas de qualquer complexidade, já que muitas vezes as demandas consideradas difíceis estão mal organizadas ou mal priorizadas na nossa cabeça.

• Pode-se aplicar a metodologia na vida pessoal e profissional. 

• Promove qualidade de vida e sentimento de dever cumprido.

Os 5 passos do GTD

A seguir, explicaremos os cinco passos ensinados por David Allen em busca da tão sonhada produtividade. Porém, atenção: é preciso ter consistência e disciplina para não desistir. 

Inicialmente é preciso analisar a natureza das atividades que precisam ser feitas, como o tempo e a energia necessários para realizá-las. 

Passo 1: Captura

Primeiramente, devemos desocupar a cabeça de qualquer coisa que estejamos pensando. Isso vale para ideias, preocupações, próximas atividades, e outros. Pode ser alguma tarefa simples na qual você não para de pensar, como limpar a caixa de areia do gato, ou responder e-mails do dia anterior.

Para ajudar, vamos colocar todos esses pensamentos em uma “caixa de entrada”, podendo ser um aplicativo no seu celular ou uma agenda, bloco de notas. Não existe local certo ou errado, escolha o que te deixa mais confortável e que seja mais prático para fazer essas anotações. 

Passo 2: Clareza 

Chegou a hora de pegar as informações adicionadas na caixa de entrada e avaliá-las com atenção. Porque a ideia aqui é esvaziar a caixa priorizando e eliminando o que é de valor e o que não é. 

Para as atividades com valor e ação imediata, o GTD ensina assim:

• Para ações rápidas, faça imediatamente.

• Para outras tarefas você pode delegar para outra pessoa, ou agendar um horário para fazê-la ou transformá-las em projetos a longo prazo, caso seja algo grande.

Se ainda estiver em dúvida sobre alguma questão e sabe que elas não demandam ação no momento, você ainda pode escolher um dos 3 destinos:

• Jogar na lixeira: descartar completamente aquilo que você sabe que não vai fazer.

•  Postergar: essa é para as ideias ou demandas sem prazo definido, mas que ainda assim precisam ser feitas em um determinado momento, como um curso de especialização.

• Referências para o futuro: tudo aquilo que deseja consultar no futuro, como uma lista de restaurantes na sua cidade.

Passo 3: Organização

É hora de organizar os contextos das caixas de entrada. Ou seja, vamos categorizar as tarefas de acordo com o ambiente em que elas pertencem. Por exemplo, e-mails que falam sobre o desenvolvimento e planejamento de determinado produto precisam estar agrupados na caixa nomeada e-mail, ou produto X. 

À medida que for adicionando as tarefas nas categorias corretas, fica mais fácil priorizá-las e colocá-las em ordem de execução. 

Passo 4: Reflexao

Para entender se o GTD está funcionando, vale revisitar o fluxo de trabalho com frequência. Assim, você nota gargalos, faz ajustes e monitora o progresso já feito. A reflexão também é bem-vinda na hora de reavaliar as prioridades e modificar as ações dos projetos já criados. 

Também é importante para executar as tarefas com a mesma qualidade, mas em menos tempo. O ideal é fazer isso ao menos uma vez por semana.

Passo 5: Engajamento

Depois de planejar, revisitar e categorizar, o passo 5 determina a execução do que você se propôs a fazer. Esse é o momento em que não podemos esquecer que todas as tarefas devem ser feitas com significado. Isto é, é preciso dedicação total a elas, evitando que outras questões atrapalhem.

Então, é hora de executar as ações imediatas, seguir a lista de tarefas assim que terminar a anterior, cumprir novos afazeres de urgência, revisitar as caixas e definir novas obrigações. 

Para aplicar de forma realista no seu dia, o ideal é dedicar um tempo para a organização diária, como a noite, antes de dormir, ou pela manhã, bem cedo. O método GTD requer dedicação de tempo e disciplina para funcionar, e talvez esse seja o grande segredo do criador. 

Por isso, nada de desanimar se não der certo de primeira, depois das primeiras tentativas com a metodologia, o processo fica mais fácil e automatizado. Quando você parar para pensar, já criou uma rotina saudável. 

Quer aprender mais sobre gestão? Conte com a Sal Solutions. Acesse o nosso site e entenda como podemos ajudar você.