Como funciona o processo de tomada de decisões?

Tomar decisões é uma habilidade pertencente a todas as pessoas, tanto em suas vidas pessoais, quanto profissionais. Desde escolher o que comer no café da manhã até escolhas estratégicas de negócios, estamos constantemente fazendo escolhas e afetando o rumo da vida.

O processo de tomada de decisões afeta tudo e todos à nossa volta, seja de maneira positiva ou não. E, você já deve ter percebido que nem sempre é fácil tomar decisões racionais, especialmente quando a situação se mostra complexa ou pode afetar o futuro de forma drástica.

O que muitas pessoas ainda não percebem, é que existem etapas para uma tomada de decisão. Quando se escolhe beber café ou chá, por exemplo, o cérebro passa por essas etapas em questão de segundos. 

Quando se trata de negócios, tomar decisões é mais desafiador e envolve processos críticos que podem resultar em impactos significativos no sucesso ou fracasso de uma organização. Isso pode envolver múltiplas partes interessadas — por isso, exige uma abordagem mais estruturada.

A seguir, vamos explorar esse processo do ponto de vista empresarial. Vamos lá?

Primeiro passo: identificar um problema ou oportunidade.

Esse é o primeiro passo para a tomada de decisões empresarial. Quando se tem noção do problema, a organização pode ter atitudes proativas para diminuir ou evitar consequências, além de gerar mais receita, investir e obter vantagem competitiva no mercado.

Uma boa maneira de entender a questão da vez é analisar as finanças e operações. Pode-se revisar:

• Despesas;
• Fluxo de caixa;
• Desperdícios;
• Rotatividade de funcionários;
• Perda de receita;
• E muito mais. 

Por exemplo, ao observar suas vendas da semana, nota-se uma diminuição na compra de certo produto, o qual mês passado vendeu bem. Esse pode ser um problema para o fechamento de mês. O lado bom é que o problema já foi identificado logo no início. Agora, é hora de agir para evitar o encalhe de estoque e voltar a vender como antes, concorda?

Outra maneira de identificar problemas é por meio das notas em pesquisas de satisfação e no pós-venda com reclamações, avaliações negativas e até pedidos de reembolso e troca de produtos.

Por outro lado, a identificação de oportunidades pode ser vista como mais complexa. Porque uma oportunidade é um risco, certo? Você tem a percepção de que o resultado sairá da sua maneira, mas também o oposto pode ocorrer. 

Por conta disso, muitos profissionais contam com análises de tendências de mercado, benchmarking, gestão de riscos e outros. Há vários métodos para chegar a um denominador comum. Independentemente disso, é fundamental escolher quais oportunidades estudar para seguir adiante. 

Segundo passo: criar alternativas.

A próxima etapa é gerar alternativas para criar um plano de ação. Inclusive, esse é o momento mais criativo da equipe, pois envolve sugestões e novas ideias, como é feito em brainstormings, por exemplo. Podemos também consultar especialistas no assunto e até realizar pesquisas de mercado. 

O ideal é contar com ferramentas e listar todas as opções. Não deixe de considerar os prós e contras de cada uma para entender o que se encaixa na situação apresentada. Você pode combinar ferramentas também, não se esqueça.

Ferramentas para a tomada de decisões.

Algumas ferramentas eficientes para criar alternativas e chegar a uma decisão são:

• Brainstorming: é usada para instigar a criatividade do grupo, permitindo que os participantes contribuam com ideias livremente. Esse é o momento de ousar e anotar tudo que sai da reunião.

• Análise SWOT: é a ferramenta que avalia as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma situação, negócio ou produto. Quem toma decisões ganha uma visão geral para construir um bom plano de ação.

• Matriz de decisão: usamos para comparar e avaliar várias opções com base em critérios definidos anteriormente. 

• Uso de softwares: as soluções digitais disponíveis no mercado auxiliam na gestão de departamentos e até mesmo da empresa toda. Quanto mais integrado, maior o controle das opções de escolha certa.

• Mapas mentais: usamos um mapa mental para visualizar as ideias e conceitos em quadros. Dessa forma, podemos entender como eles se relacionam.

• Análise de cenários: avalia os resultados possíveis de diferentes opções em diferentes cenários, permitindo entender os riscos associados a cada opção.

• Basear-se na experiência profissional: quem está no mercado por muitos anos possui bagagem para tomar decisões baseadas no conhecimento que tem. 

Vale lembrar que nem sempre há uma resposta certa ou errada ao tomar uma decisão e que muitos critérios podem ser usados em conjunto para seguir um rumo mais informado e bem fundamentado.

Terceiro passo: construir um plano de ação. 

Ao construir um plano de ação e colocando em prática o que foi estudado, estruturado e acordado, você estará tomando a decisão que entende ser a mais correta. Para implementar tal plano, considere as ferramentas ao alcance da sua empresa, como a comunicação interna, implantação de novos sistemas de gestão, como um  WMS ou metodologias, como a ágil. 

Caso opte por um novo software, pense em como a equipe pode lidar com a novidade: será necessário contratar profissionais com experiência na tecnologia? Treinar os funcionários vale a pena? Contar com a consultoria de profissionais será um investimento mais inteligente? Essas são perguntas que não podem faltar.

Nessa hora, já precisamos ter a definição da alocação de recursos, a definição de responsabilidades e a comunicação da decisão para as partes interessadas. Não deixe de ter um plano de ação claro e acompanhar o progresso da implementação.

Por fim, monitorar e avaliar 

Monitorar e avaliar as decisões tomadas é um passo crucial no processo de tomada de decisões. Essas ações garantem que as escolhas feitas estejam alcançando os resultados esperados e que não estejam causando efeitos negativos e indesejados.

Existem várias formas de monitorar e avaliar as decisões tomadas na empresa. Temos indicadores de desempenho, os quais ajudam a avaliar a decisão. Para que seja efetivo, é preciso implantá-los desde o início. Esses podem incluir índices como receita, lucro líquido, volume de entrada e saída de mercadorias, satisfação do cliente e muito mais.

Outra forma de monitorar é a realização de avaliações periódicas. Ou seja, pesquisas, reuniões de equipe e revisões dos índices de desempenho. Através disso, é possível identificar problemas e oportunidades de melhoria e fazer ajustes no plano de ação, se necessário.

Além disso, mantenha tudo documentado: tanto o plano, quanto as decisões e os resultados alcançados. Isso permite análises mais objetivas e detalhadas, além de ajudar a equipe a aprender com os erros. 

Em conclusão, o processo de tomada de decisões é uma parte fundamental para a saúde de uma empresa. A todo momento escolhas são feitas. Então, por que não estudá-las e entender a melhor maneira de decidir? 

Não se deve deixar de alicerçar as escolhas com dados, análises e avaliações cuidadosas, porque é dessa forma que você pode atingir seus objetivos e maximizar resultados. E tem mais: a monitoração contínua pode oferecer informações valiosas para ajustar ou repetir estratégias. 

A colaboração e o envolvimento da equipe também contam nessas horas. Então, se possível, envolva pessoas de operações e administração nesse processo. Por fim, entenda que esse deve ser um processo sistemático, bem planejado e avaliado com frequência para garantir que a empresa esteja sempre no caminho certo para o sucesso.

Pensando em otimizar a gestão da sua empresa? Então, conheça a Sal Solutions e a tecnologia em gestão para integrar empresas como a sua.