Como a acuracidade de inventário pode reduzir custos?
Não é só de smartphones e super máquinas que vive a tecnologia, ela também pode ser usada em uma infinidade de situações. Por exemplo, no ramo da logística, os avanços tecnológicos auxiliam na acuracidade de inventário, planejamento e gestão de estoque, e muito mais.
A acurácia é definida como a exatidão dos produtos no estoque. Ou seja, é o levantamento e análise do que está presente na loja, em relação ao que é registrado no sistema. Essa exatidão se torna bastante relevante para entender como está o desempenho da empresa no que diz respeito aos lucros e competitividade de mercado.
Sendo assim, saiba que um estoque com acurácia é aquele em que, simultaneamente:
- não faltam produtos
- nenhuma mercadoria fica parada por muito tempo
Isso significa que quando bem implementado, é eficaz e evita atrasos nas entregas, além de depreciação de mercadorias. Quer saber como a acuracidade de inventário pode reduzir custos? Confira o artigo a seguir!
Qual é a importância da acuracidade de inventário?
De primeira, já é válido entender que sem acuracidade, qualquer empresa está fadada a ser desorganizada — seja na gestão ou no dia a dia dos armazéns. Entre os principais problemas para a sua empresa, destacam-se:
- Falta de controle do que entra e do que sai;
- Redução da agilidade do serviço prestado;
- Riscos de interrupção de fornecimento;
- Queda de produtividade de vários departamentos;
- Operações ineficientes e retrabalhos;
- Prejuízo financeiro;
- Muito mais.
Ao prezar pela acurácia, um negócio pode se beneficiar. Algumas das vantagens são:
- Assertividade na tomada de decisões;
- Planejamento de compras eficaz;
- Redução considerável de extravios ou perdas;
- Diminuição de inconsistências entre o estoque e o sistema;
- Otimização do espaço de armazenamento;
- Mais produtividade e assertividade nas operações;
- Melhor relação entre departamentos;
- Vantagem competitiva no mercado;
- Alavancagem de vendas.
Como calcular o índice de acuracidade?
Para usufruir dos benefícios que citamos no tópico anterior, é preciso calcular os índices de acuracidade de estoque e divergência. É dessa forma que conseguimos determinar a confiabilidade de um estoque e entender as possibilidades de armazenamento físico em relação ao registro do sistema da sua empresa.
Para calcular a acuracidade, devemos fazer assim:
Acuracidade = quantidade de itens com saldo correto / quantidade de itens verificados x 100
Já para a divergência, o cálculo é:
Divergência = quantidade física de materiais – quantidade no sistema / quantidade no sistema x 100
Calculamos a divergência quando queremos verificar erros no estoque, que por sua vez atrapalham o inventário da empresa.
Vamos exemplificar essa conta? Imagine que a sua empresa contou exatas 150 mercadorias no estoque físico, mas somente 130 delas foram registradas no sistema. Ou seja, 130/150 = 0,86. Verifica-se que a acuracidade de estoque é de 86%. Também, a divergência é de 15%.
Quanto mais alta a acuracidade — e menor divergência — melhor! Contudo, metas devem ser definidas de acordo com a realidade de cada empresa.
Quais são os tipos de inventário?
Além de definir a meta ideal, também é indispensável estabelecer o tipo de inventário e sua periodicidade de mensuração. Os tipos mais comuns incluem:
Geral
Aqui temos a contagem de todos os elementos do estoque, sendo a periodicidade anual, no final do período fiscal.
Dinâmico
Um inventário dinâmico tem a contagem constante, com base nos critérios definidos pela gestão.
Por exemplo, para o critério “produtos que chegam do fornecedor”, os dados são inseridos no sistema e a conferência física já é realizada. Dessa maneira, as informações já são verificadas em tempo real.
Rotativo
O inventário rotativo é a contagem física contínua das mercadorias em estoque. E são definidas com base nas características dos próprios produtos e da periodicidade.
Assim, a classificação se baseia nos preços, categorias dos produtos, lotes, e outros.
Por amostragem
Nos inventários por amostragem, contamos as mercadorias consideradas boas amostras do conjunto de produtos que se deseja contabilizar.
Aqui, a abordagem é mais estatística e a periodicidade normalmente é aleatória. Isto é, sem uma data pré-estabelecida e feita em períodos alternados.
Como garantir a acurácia do inventário?
Algumas dicas são:
1. Classifique os itens
O primeiro passo é classificar os produtos no seu armazém, baseados na Curva ABC, a qual considera alguns aspectos da mercadoria.
Os produtos da Classe A são os de maior valor ou relevância para a empresa. Os da B são os de importância média, e os da C são menos importantes, Por fim, os da Classe D são quase irrelevantes, mas existem por conta de eventuais demandas.
A partir disso, estabeleça uma frequência de contagem, sendo que os produtos Classe A devem ser contados diariamente ou toda semana, enquanto os Classe D podem ser verificados apenas anualmente, por exemplo.
2. Faça inventários rotativos
Até aqui separamos as mercadorias por classe e determinamos a periodicidade para calcular a acuracidade de cada uma delas. Agora, podemos escolher um modelo de inventário. Que tal o rotativo?
Isso porque com ele, as divergências com os produtos de maior relevância são identificadas mais rápido, possibilitando consertar as falhas com mais agilidade e rapidez.
3. Alinhe as expectativas com os colaboradores
Todos os funcionários são responsáveis pela acurácia do inventário — desde o gerente do estoque até o encarregado pela conferência de materiais. Por isso, é preciso garantir que todos estejam alinhados e treinados para trazer o resultado esperado pela empresa.
4. Invista em tecnologias
Os softwares de gerenciamento logístico são cada vez mais relevantes, porque são capazes de facilitar e agilizar a rotina de profissionais de várias áreas dentro da mesma empresa.
Não pense que só as grandes organizações usam sistemas como esse; Pequenas e médias também se beneficiam do uso para otimizar atividades como recebimento, endereçamento, expedição, emissão de documentos e até controle de inventário.
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