Entenda como METADADOS funcionam e como você deve administrá-los

Por meio dos metadados, é possível saber quem tem direitos sobre arquivos digitais, quando esses mesmos direitos expiram e muito mais.

Com certeza você já ouviu ou leu o termo ‘Meta’. Afinal, a popularização da palavra em todo o mundo não aconteceu acidentalmente. 

Seja pela troca de nome do Facebook em 2021 ou pelos contínuos investimentos no metaverso, a palavra prende a atenção e causa curiosidade — seja em quem atua na área da tecnologia ou não. 

Com o holofote voltado para o universo 100% digital, naturalmente surge a necessidade de conhecer e avaliar todas as possibilidades que estão interligadas ao Meta. Uma delas são os metadados. 

É importante saber que os metadados existem há muito tempo — bem antes do surgimento do metaverso, por exemplo.

Naturalmente eles já estão presentes na sua rotina, mas não são administrados da forma ideal. 

O termo metadado foi originado em 1968 e definiu a leitura e a administração de dados que fornecem informações assertivas sobre o acervo de material digital. 

Em outras palavras, é a utilização de informações para descrever a estrutura de um dado principal e ainda mais importantes que o dado principal. Dados que explicam outros dados.

Quando você se cadastra em uma página de captura, você produz, sem saber, um conjunto de informações (metadados). É crucial que alguém saiba ler os códigos apropriadamente. 

Isso engloba IP do seu computador e outras informações valiosas, que ajudam a tornar os sistemas mais confiáveis. Os metadados coletados são utilizados para múltiplas tarefas, como para fornecer e melhorar serviços. 

Com o uso correto, é possível saber qual a utilidade de um determinado dado, como eles podem ser utilizados em estruturas diversas e o que está por trás dessa mesma estrutura. 

Um dos objetivos primários dos metadados é prestar assistência a quem procura por arquivos específicos. As palavras-chave usadas nas descrições são conhecidas como metatags. 

Os metadados também são usados na organização de recursos eletrônicos, entregando identificação digital e automatizando o processo de preservação e arquivamento de todas as pastas e afins. 

Para simplificar, vamos lembrar o exemplo: as bibliotecas eram organizadas de forma manual, com dificuldade de encontrar títulos ou de ter controle sobre livros locados devido à falta de tecnologia. 

Isso foi sanado com os metadados. Neste artigo, você entenderá como administrar, tipos de metadados e mais. 

Como posso organizar os metadados da minha empresa de forma eficaz? 

A administração de metadados consiste em facilitar o acesso e a recuperação de arquivos, além de envolver a criação e o gerenciamento de um repositório, no qual esses mesmos arquivos são constantemente ‘tagueados’ com os metadados corretos. 

Em outras palavras, os metadados te ajudam a identificar e localizar arquivos de forma ágil. A administração deles é conhecida como Digital Asset Management (DAM); em português, Gestão de Ativos Digitais. 

Também com a ajuda dos metadados, você pode checar quando o arquivo foi criado e em qual ocasião, estar ciente das restrições do uso daquele arquivo e muito mais. 

Se você já conferiu detalhes de uma foto no seu computador ou no seu celular, por exemplo, deve ter notado que diversas informações adicionais ficam disponíveis, como hora e data em que a foto foi tirada.

Certo, mas como eu sei que administro tudo isso da forma correta? Você pode adotar um sistema de gestão ou outras frentes de tecnologia para a sua empresa.

Assim, você terá alguém especializado à frente das estratégias que envolvem os seus metadados, junto a uma organização de atividades, tecnologias e políticas que irão nortear o seu ‘catálogo’ no digital. 

Normalmente, as metatags são numerosas e diversas. Dependendo do formato do arquivo, você pode ter mais de 1.000 delas. Por que alguém deveria se importar com todos esses dados? 

Quando você tem acesso a todas as informações úteis de um determinado arquivo, você não está mais lidando com um arquivo de fato, mas sim com um ativo digital. 

Para inserir novas informações ao ativo, você deve ter facilidade para reencontrá-lo futuramente. 

E aí entram as ferramentas de administração de metadados. Elas permitem que você tenha acesso a todos os metadados relevantes através do visualizador ou pelo buscador de ativos. 

Você pode até mesmo modificar os metadados e essas mudanças serão preservadas, se feito da forma correta. 

Lidar com toda essa riqueza de informação é algo delicado e pode ser confuso para a maioria das pessoas. Os formatos de arquivo estão constantemente mudando, recebendo upgrades e novos formatos surgem com frequência. 

Os metadados irão guardar documentos em arquivos, bem como são usados para imagens, planilhas, vídeos, arquivos de áudio, páginas da web e mais. 

A administração dos ativos ganhou ainda mais importância com a ascensão do Big Data (extração de uma grande quantidade de dados para embasamento de novas estratégias e ações), inteligência das coisas e computação na nuvem. 

Se você não sabe o que significa o termo ‘Inteligência das Coisas‘, vamos te dar um breve resumo: é o uso de inteligência artificial aliado à operação de equipamentos e a ajuda nas tomadas de decisão. Se ainda tem dúvidas temos um post sobre o assunto no nosso blog.

Alguns dos benefícios são o reforço da segurança, relatórios mais detalhados e um desenvolvimento muito mais rápido da determinada empresa. 

Uma boa administração dos metadados também é necessária para a adoção de algoritmos, por exemplo. 

Quais são os tipos de metadados? 

Os especialistas categorizam metadados em diferentes tipos, da seguinte forma: 

• Metadados descritivos

Descrevem o objeto que facilita a identificação do mesmo posteriormente; 

• Metadados estruturais

Documentação de recursos complexos, com vários elementos na composição, que devem ser recompostos e ordenados;

• Metadados administrativos

Utilizados para a gestão dos recursos, desde sua criação e introdução no sistema. 

Os metadados podem ser criados de forma manual ou automática. 

Se criados de forma manual, eles podem oferecer dados mais exatos e favoráveis ao seu negócio. 

A exatidão engloba tema, palavra-chave, licença, referências, publicação, criador, contribuidor, periodicidade, geolocalização e outros benefícios. 

Agora que você entendeu como funcionam os metadados, gostaria que você avaliasse rapidamente como é o armazenamento dos dados de alguém que se cadastrou na newsletter da sua empresa, por exemplo. 

Você pode afirmar de forma segura que eles estão seguros e que podem ser lidos e usados de forma rápida e analítica? 

A maioria das empresas já vive na era do Big Data, mas é necessário cautela para não atropelar a importância dos metadados previamente. Foi intitulado de Governança de Dados o processo que envolve esses trabalhos.

O bom gerenciamento de metadados é voltado primordialmente para o conteúdo corporativo, como reforçado pelo portal Dataversity , e inclui estratégia, captura, armazenamento, integração, publicação, gerenciamento e governança. 

Sem os metadados úteis, sua empresa corre o risco de tomar decisões erradas, pois estava com os dados errados em mãos em um ecossistema vasto de acervo. 

Você já ouviu falar no Edward Snowden, ex-prestador de serviço do governo americano que denunciou o uso de metadados para espionagem? 

Apesar de ser um exemplo extremo, é uma boa forma de ter dimensão do uso de metadados e como a privacidade deve ser resguardada legalmente. 

Se utilizados de forma eficaz, os metadados terão a habilidade de impactar análises e mostrarão a trilha de auditoria para a observação crítica corporativa. 

Os mercados financeiro e da saúde já evidenciam o uso de metadados e com a expansão de tudo que engloba dados digitais, especialmente com a inteligência das coisas, e offline, outros segmentos também farão do gerenciamento uma prioridade. 

A melhor solução

A administração ideal dos metadados que envolvem o seu negócio requer ferramentas tecnológicas voltadas para a atuação especializada. O uso de um software de gestão personalizado que facilitará o seu dia a dia é o ideal. 

Com o auxílio da tecnologia e de profissionais especializados, a sua empresa estará no controle e aberta a novidades para o aperfeiçoamento na manutenção, coleta, armazenamento dos metadados e mais.

Estamos ao seu lado em todas as etapas, desde o seu primeiro contato conosco, na implantação do sistema, até que esteja tudo configurado e pronto para ser usado.

Ainda tem duvidas? entre em contato conosco acessando o site: sal.solutions.com.