WMS o que é, como funciona, onde aplicar e principais benefícios!

Para assegurar o sucesso da sua companhia, é essencial contar com um eficiente gerenciamento de estoque. Um dos mais utilizados no mundo é o WMS, graças às suas inúmeras vantagens, fácil funcionamento, aplicabilidade para diversos setores e soluções que oferece. Quer saber mais sobre como o WMS funciona e é importantíssimo para qualquer empresa? Continue lendo!

O WMS representa uma solução de gestão de armazém que tem por êxito a ampliação considerável do desempenho das empresas ao unificar todos os principais procedimentos operacionais, isso vai desde a produção até o envio dos produtos finais. 

Essa resposta tecnológica surge como uma espécie de reação à crescente demanda dos consumidores, que estão direcionando suas escolhas de compra para o cenário virtual – a todo momento e também a qualquer instante, diga-se de passagem. 

Diante desse novo panorama, é fundamental que o setor logístico se torne progressivamente mais ágil, eficiente e esperto para atender às expectativas de um público que não para de crescer a cada instante.

Isso também ocorre porque, em um mercado cada vez mais instável, satisfazer as expectativas dos consumidores ávidos pode ser o elemento crucial na competição para com os demais concorrentes do segmento.

Para alcançar esse objetivo, no entanto, é essencial reestruturar os procedimentos internos, aprimorar o atendimento, otimizar as operações e minimizar os estoques. Em outras palavras, implica em abordar uma dinâmica que engloba áreas diversas, como manufatura, distribuição e logística. 

Dessa maneira, além de obter um desempenho elevado, a empresa consegue reduzir custos e elevar a qualidade das entregas. Não é incrível? A forma de obter isso e tudo mais é por meio da adoção de um sistema WMS. 

Mas o que é o WMS, quais as suas vantagens, funcionamento, quem pode adotar e os impactos de não adotá-lo? Neste post, você vai descobrir todos os aspectos da ferramentas e compreender os motivos pelos quais o seu uso é indispensável na atual realidade do segmento logístico.

Quer saber mais? Basta continuar a leitura!

WMS: O que é o Warehouse Management System?

WMS é a abreviatura para “Warehouse Management System“, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, em português, um recurso digital (em forma de software ou aplicativo) que automatiza tarefas, harmoniza processos, integra setores e eleva a gestão logística de uma organização a um novo patamar. Sua aplicação, aliás, é direcionada a ambos armazéns e centros de distribuição.

A eficácia notável dessa tecnologia provém da sua capacidade elementar de centralizar o controle e a execução de diversos processos em simultâneo. E o melhor, oferecendo informações em tempo real e descomplicadas com orientações e estratégias.

Falando em dados e informações, em 2019, o relatório emitido pela consultoria Garnier Insights, o Global Warehouse Management System Market Size, Status And Forecast 2019-2025, mostra um elevado crescimento na utilização de WMS em regiões como Europa, Oriente Médio e África

Complementando, uma análise realizada pela Transparency Market Research (TMR), intitulada Warehouse Management System Market Revenue, prevê uma expansão de 14,1% no segmento logístico até o ano de 2025. As projeções indicam que esse crescimento levará o mercado a se aproximar da marca dos 4,6 milhões de dólares. Tudo isso, claro, considerando os possíveis ganhos por meio da utilização de um sistema WMS.

O uso do WMS também permitiu que tarefas que eram anteriormente compartilhadas entre diversos colaboradores, envolvendo também trabalhos braçais, passassem a contar com um monitoramento adequado, bem como supervisão do sistema que passou a registrá-los. 

Algumas dessas atividades incluem aspectos como automatização, distribuição, logística e manufatura. Saiba mais detalhes sobre cada um dos pontos: 

4. Automatização do estoque

O WMS desempenha um papel integral no gerenciamento de estoque da sua empresa, acolhendo a responsabilidade completa por todas as atividades e informações de gestão do armazém. Traduzindo, isso significa que o software fica ativo desde o momento em que o produto entra no estoque até sua saída durante a expedição. 

Graças à tecnologia, as empresas também conseguem rastrear as movimentações internas do armazém ou centro de distribuição, e simultaneamente, simplificam todo o processo de localização e separação das remessas e produtos. 

Cada entrada e saída, aliás, é registrada no sistema, e tecnologias variadas, como RFID ou QR Codes, são utilizadas para aprimorar o controle interno. Por sua vez, isso será responsável por acelerar as atividades que costumavam tomar um pouco mais de tempo. 

Com a eliminação de atrasos, também é possível aprimorar a estratégia logística da empresa, incluindo práticas como o cross docking, por exemplo.

3. Distribuição

Em termos de distribuição, o WMS cuida dos processos internos fazendo com que diversas necessidades sejam supridas, tais como gerações de notas fiscais, impressão de etiquetas, pré-inventário, shelf life, troca de informações de sistemas e demais atividades.

2. Logística

Apesar de uma natureza aparentemente voltada apenas para operações, o software é capaz de desempenhar um papel igualmente importante na esfera estratégica dos processos logísticos.

Desde o momento de recebimento até a expedição de remessas e produtos, o WMS simplifica o controle das operações internas, aprimorando o fluxo de atividades no interior do armazém.

1. Manufatura

Por fim, em termos de manufatura, o WMS obtém bastante êxito em auxiliar atividades como separação de itens, estoque, impressão de etiquetas, endereçamento, estoque e outros. 

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Principais funções do WMS e como ele torna possível a otimização dos processos internos

O WMS conta com inúmeras funções específicos dentro do processo de armazenagem interna. Por exemplo, ele consegue exercer influência na separação e preparação de pedidos, o que, consequentemente, otimiza o processo de maneira direcionada.

Por meio de um software de gestão de armazém, aliás, é viável avaliar a produtividade da equipe e o tempo investido em retrabalho – o que assegurando fluxos operacionais mais fluidos e ágeis.

Quanto à organização dos itens no estoque consoante o fluxo de vendas, sabemos que é um processo que requer a adesão a processos bem definidos, visando reduzir as perdas decorrentes de prazos de validade, por exemplo. Nisso, o software se destaca durante os momentos de inventário. 

Pois, a capacidade de monitorar as entradas e saídas de produtos permite uma conclusão mais rápida do dia, além de tudo, com uma contagem de itens descritiva, bem como uma visão clara sobre quais destinos estão ocupados ou desocupados. Não é incrível? 

Na prática, como funciona um WMS? 

Uma empresa que aproveita as utilidades de um sistema de WMS obtém acesso a informações em tempo real, atualizações sobre o status das prateleiras, orientações sobre organização do espaço físico, quantidade de mercadorias armazenadas e outros.

Esses dados são adquiridos por meio de tecnologias de rastreamento, como códigos de barra, que identificam cada tipo de produto, bem como sua respectiva localização nas prateleiras ou espaços de armazenamento.

Assim, a cada entrada ou saída de mercadoria, os operários utilizam dispositivos que leem essas tecnologias e, por meio de conexões WiFi ou redes móveis, por exemplo, conseguem atualizar o sistema em tempo real e dissipam esses dados para o sistema, oferecendo as informações para todos da unidade.

Dessa maneira, o WMS é consegue ser automaticamente atualizado e gera relatórios precisos com informações sobre as condições do estoque. Além disso, por meio do WMS, os funcionários conseguirão identificar espaços vazios nas prateleiras, obtendo, assim, um melhor aproveitamento geral do armazém.

Quando ocorrem vendas, por sua vez, o sistema indicará automaticamente o local de onde o produto deve ser retirado. Em alguns sistemas, ainda é possível contar com uma etapa adicional que indica quando a mercadoria chega ao destinatário. Basicamente, funcionando para todas as etapas do ciclo de venda de maneira segura e completa. 

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Aplicações de um WMS: Conheça as principais e indispensáveis para o dia a dia das suas operações

Um WMS vai atuar de maneira abrangente em todo o fluxo logístico das empresas, integrando os elementos tecnológicos em cada uma das etapas do processo. Consequentemente, ele tem o potencial de transformar integralmente a dinâmica de centros de distribuição e estoques – de forma extremamente positiva, claro.

Nesta seção, destacamos algumas das principais aplicações para que você compreenda em que contextos o sistema pode ser empregado. Confira:

Armazenamento 

Entender o layout físico e a capacidade de prateleiras de um armazém, ou centro de distribuição, pode ser uma tarefa complexa, como já ressaltamos anteriormente. 

No entanto, uma das vantagens significativas ao empregar um WMS é a capacidade do sistema de facilitar e agilizar esse processo, fornecendo orientações precisas dos espaços disponíveis para a acomodação de novos produtos, assim, aproveitando todo e cada centímetro do armazém, sem desperdiçar oportunidades internas de armazenamento. 

Curva ABC

Um dos elementos cruciais na operação, a Curva ABC é responsável por otimizar as diretrizes de movimentação dentro do estoque, com base na categorização dos produtos. Por meio do WMS, sua atualização vai acontecer de forma automática. Além disso, também é viável identificar sazonalidades de acordo com o produto e o período de tempo.

O objetivo é estabelecer quais itens devem estar localizados mais próximos das áreas de expedição, com o propósito de agilizar as operações –e, de quebra, minimizando a dissipação de recursos e mão de obra.

Expedição 

O WMS permite mais organização na divisão dos produtos e remessas para o despacho. Algo que, por sua vez, serve para adiantar todo o processo de expedição – e ainda oferece ganhos de produtividade à empresa.

Gerenciamento

O escopo do gerenciamento deve ser verdadeiramente abrangente e impactante, de modo a garantir o pleno funcionamento de todas as funcionalidades. Por isso, é essencial que o sistema WMS não apenas permita a observação dos fluxos, bem como faculte a capacidade de modificá-los conforme a demanda.

Dessa maneira, é possível administrar de maneira abrangente tanto o armazém quanto o centro de distribuição, adaptando os processos conforme a necessidade e originando impactos positivos e rastreáveis por meio dessas ações.

Mapeamento e solicitações por picking

O mapeamento e solicitações por picking atuarão em duas tarefas distintas durante a operação logística. No geral, essa funcionalidade desempenha a análise e segmentação das mercadorias com base nos endereços do processo de preparação de pedidos para expedição.

Nesse aspecto, o WMS viabiliza o planejamento estratégico da empresa, por meio de simulações de cenários prospectivos e tecnológicos. Dessa maneira, torna-se possível visualizar um panorama no qual a loja experimente crescimento, com projeções das separações de picking em termos de período e sazonalidade, por exemplo.

Quanto ao fluxo das operações, ocorrem movimentações dentro do estoque quando os produtos são solicitados. Nisso, quando a empresa adquire um produto, ele permanece em estoque até que ocorra uma venda, correto? Após essa etapa, o operador recebe um pedido de carga e entrega.

Dessa forma, manter o controle em todas as fases desse processo e a capacidade de organização é crucial. Ao adotar um WMS, a empresa garante uma análise abrangente de um determinado período, juntamente com diretrizes sobre a melhor disposição dos endereços de picking.

Produção

Através do sistema de gerenciamento de armazém, é viável obter uma compreensão profunda da disponibilidade dos produtos e até mesmo dos insumos.

Consequentemente, essa ferramenta simplifica o processo de planejamento da produção, permitindo antecipar as demandas de forma precisa para o dia, semana ou mês, embasando-se em dados concretos.

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Os benefícios da utilização do WMS

Agora que você se familiarizou com o WMS e sua operação, chegou o momento de explorar por que é verdadeiramente vantajoso investir nesse sistema.

Acredite, os benefícios vão muito além de simplesmente otimizar a logística; trata-se de uma solução ideal para aprimorar e automatizar o gerenciamento de estoque. Conheça as principais vantagens que o WMS pode oferecer:

7. Conservação dos produtos

Muitos dilemas dentro das empresas derivam de erros que poderiam ter sido evitados, especialmente os que escaparam à atenção. Isso é notável, por exemplo, quando se trata do descarte de produtos após o vencimento de sua validade.

É inegável que gerenciar a rotação de produtos se destaca como um desafio crucial para as empresas. No entanto, essa complexidade pode ser habilmente aprimorada através da adoção de um WMS.

Ao minuciosamente incorporar cada item em uma base de dados robusta, o sistema fica apto a reconhecer e comunicar as ações necessárias para cada um dos produtos. De maneira abrangente, o WMS facilita uma gestão que prioriza a preservação da integridade dos itens em estoque, considerando até mesmo variáveis como a data de expiração e as condições de armazenamento.

Esse enfoque perspicaz permite que os produtos sejam mantidos em condições ideais para futuras remessas.

6. Redução do tempo de espera

Um sistema WMS é capaz de eficientemente coordenar todas as fases do armazenamento, desde o recebimento até a expedição dos produtos, simplificando o fluxo de trabalho durante o dia a dia. Isso vai reduzir o tempo tradicionalmente necessário para executar as atividades desses processos, o que por sua vez torna todo o procedimento mais descomplicado.

Consequentemente, essa tecnologia aumenta as probabilidades de acelerar a entrega dos produtos às transportadoras e aos clientes.

Além disso, o WMS possibilita a integração da leitura de códigos QR ou etiquetas de Radiofrequência (RFID), ambas contribuindo para otimizar o registro das entradas e saídas de produtos, ao mesmo tempo, em que atualizam múltiplos parâmetros, incluindo peso, data de validade, modelo, e outros aspectos relevantes.

5. Redução de perdas

Por meio do WMS, é possível mitigar ameaças, eliminando riscos associados a perdas, e garantindo uma conferência precisa, um rastreamento eficaz e um controle abrangente em todas as etapas de manipulação.

Essa capacidade é efetiva porque, desde o momento em que um item é recebido em um centro de distribuição ou armazém, ele passa a ser constantemente monitorado e gerenciado com a máxima atenção, com o objetivo de garantir sua expedição segura.

Vale ressaltar também que, dado que a gestão mantém uma visão contínua, é possível garantir a ausência de perdas, furtos e outros problemas operacionais relacionados ao desaparecimento de mercadorias.

Assim, os gestores conseguem proporcionar tranquilidade para todas as partes envolvidas e fortalecer a confiança junto aos seus clientes.

4. Otimização do espaço

A adoção do WMS oferece uma vantagem significativa ao possibilitar a otimização do espaço de armazenamento.

Nos dias de hoje, a tecnologia empregada no ambiente de armazenamento é tão essencial quanto o próprio espaço físico disponível para guardar produtos e remessas.

Ao considerarmos que o WMS permite o mapeamento detalhado do espaço e aprimora a disposição de cada item no estoque, a organização interna pode ser minuciosamente planejada.

É como se o sistema traduzisse o espaço físico disponível em dados, abrindo possibilidades para uma análise estratégica que revelará formas de acomodar mais produtos em um espaço menor – e, é claro, de maneira segura.

3. Integração com sistemas

Outro aspecto vantajoso do WMS é a sua capacidade de integrar os diversos setores de uma empresa e diferentes softwares.

Um exemplo concreto dessa integração pode ser observado nos processos de um centro de distribuição ou armazém, onde o sistema facilita a comunicação entre as operações de armazenamento e as etapas subsequentes.

Por meio dessa abordagem, as informações de compras podem ser coordenadas com a chegada das mercadorias e, posteriormente, com o processo de transporte, criando assim uma fluidez unificada em todo o fluxo de trabalho.

Além disso, os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) e OMS (Order Management Systems) também podem ser harmonizados com os WMS, o que resulta em uma maior automação dos processos que envolvem a convergência de dados provenientes dos diferentes softwares.

Isso não apenas simplifica as operações internas, mas também aumenta a eficiência geral dos processos de gerenciamento logístico da empresa.

2. Redução das movimentações

É mais que notório que os centros de armazenamento enfrentam um alto fluxo constante de movimentação de remessas, produtos e similares.

Nesse contexto, a adoção de um WMS oferece a empresa a capacidade de reduzir a movimentação desnecessária dos produtos no local, o que resulta em menos congestionamentos, obstáculos e maior eficiência no espaço de trabalho.

O sistema também facilita a determinação ideal de locais para separação e expedição ágeis e eficientes, incluindo a possibilidade de realizar todas essas ações dentro de prazos específicos, o que, por sua vez, reduz as rotas percorridas.

Essa coordenação organizada contribui para um fluxo de trabalho diário mais fluido e organizado, algo altamente desejável para qualquer empresa, especialmente aquelas com centros de armazenamento de grande porte.

Ademais, o rastreamento dos itens dentro do ambiente elimina a necessidade dos funcionários gastarem tempo procurando produtos específicos e outros itens. Isso resulta em uma operação mais eficaz e produtiva, poupando tempo e recursos valiosos.

1. Redução dos custos

Por fim, um dos benefícios do sistema WMS mais visados pelas empresas: a redução dos custos. Não, você não leu errado, o WMS vai oferecer a redução dos custos para a sua companhia – sem sombra de dúvida, o que você pode estar buscando em todo e qualquer momento!

Não se pode subestimar o papel fundamental da tecnologia como aliada das empresas que almejam reduzir custos, especialmente nas operações que historicamente dependem de intervenção humana – notadamente aquelas no âmbito logístico.

A adoção de um sistema dedicado para as operações diárias possibilita a redução dos custos com mão de obra em tarefas automatizáveis. Isso resulta em menor incidência de erros e redução da necessidade de retrabalho, contribuindo diretamente para a diminuição dos custos operacionais.

Adicionalmente, o uso de um WMS também traz economias no que diz respeito à armazenagem, além de impactar positivamente os custos relacionados aos funcionários e a outros aspectos da operação. Em outras palavras, você tem acesso ao melhor dos dois mundos.

Leia também: O que são os Indicadores logísticos e como eles podem ajudar a sua empresa.

E as desvantagens do WMS? 

Querendo ou não, nada é perfeito. Até mesmo que seja repleto de benefícios, o WMS também conta com alguns pontos que contrabalanceiam seus pontos fortes. E é primordial apresentá-los para você tomar a melhor decisão. Confira algumas:

1. Custos e Implementação: O investimento financeiro necessário para adquirir e implementar o sistema, bem como o tempo destinado a aprender sobre a nova ferramenta;
2. Integração Financeira: Caso o software não esteja integrado ao sistema financeiro da empresa, pode resultar em dados duplicados e potenciais erros contábeis.

Além disso, no mercado existem diversas opções de sistemas que podem ser adaptadas conforme o nível específico de necessidades do seu negócio. Isso é feito, claro, sem comprometer a produtividade e com uma curva de aprendizado suave.

Mas o que acontece com empresas que não contam com um WMS?

Sem sombra de dúvidas, uma das perdas mais significativas para uma empresa que não utiliza um WMS é a deterioração de sua performance. Uma gestão desatualizada de estoque, carente de recursos automatizados com o potencial de minar todos os esforços de manter-se competitivo, impacta diretamente a qualidade da experiência do cliente.

Ademais, essa abordagem desatualizada pode distanciar a organização da liderança no mercado, prejudicando os resultados a curto, médio e longo prazos. A ausência de automação emerge como um dos principais indicativos de problemas atuais e futuros.

Além disso, podemos destacar outros impactos na empresa, como:

• Baixa produtividade: Sem um sistema, a empresa pode enfrentar queda na produtividade, impossibilitando a superação dos concorrentes. A tecnologia atua na integração dos setores da empresa e aprimora a comunicação;
• Falta de padronização: A falta de integração e coordenação em uma gestão sem padronização confunde os funcionários em suas tarefas;
• Perda de qualidade: Em um ambiente logístico dinâmico e automatizado, os colaboradores requerem mais tempo para tarefas estratégicas.

Leia também: Prejuízos causados pela falta de planejamento.

Como escolher um sistema WMS adequado para sua empresa?

O sistema perfeito para a sua empresa está ao alcance, contanto que saiba como localizá-lo. Afinal de contas, a relação entre a sua empresa e o desenvolvedor da solução não deve ser pontual. 

Pelo contrário, a busca é por uma solução que amplie suas capacidades estratégicas, bem como uma parceria comercial que compartilhe dos seus objetivos, não concorda?

Ao buscar um sistema de WMS adequado para a sua empresa, trate de visar os seguintes pontos: 

1. Atualização do sistema: Verifique o calendário de atualizações e avalie o compromisso da desenvolvedora com a sua empresa. A solução deve se manter atualizada para atender às necessidades.
2. Funcionalidades: Realize uma pesquisa minuciosa para compreender as principais plataformas do mercado. Isso garantirá que o sistema corresponda às necessidades e demandas do seu negócio.
3. Implementação: Opte por um sistema flexível e dinâmico, de fácil utilização e com um treinamento que não prejudique a sua operação. Escolha empresas que ofereçam suporte completo para a implementação.
4. Integração com outros softwares: Busque fornecedores que priorizem a capacidade de integração e possuam uma suíte abrangente. Isso simplifica o processo, independentemente dos sistemas que você já utiliza.
5. ROI (Retorno sobre o Investimento): Avalie constantemente os resultados gerados pela ferramenta. Essa análise é fundamental para embasar as decisões estratégicas.

Leia também: Entenda como diversidade e inclusão na TI podem gerar mais resultados.

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