WMS: a solução para os seus problemas de gestão de estoque

A solução para os seus problemas de gestão de estoque conta com uma sigla: WMS. Esse software vai otimizar suas operações diárias, melhorar o fluxo da produtividade e melhorar sua reputação com os clientes. Confira aqui como o WMS vai elevar a gestão de estoque com sua adesão.

O Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) é um software que desempenha um papel essencial na otimização do controle do estoque. Ele oferece um suporte vital para supervisionar os processos, verificar a entrada e saída de produtos, conduzir inventários, facilitar a comunicação entre diversos departamentos da empresa, entre outros. 

E em um cenário onde cada gestor logístico enfrenta o desafio complexo de manter um controle eficaz do estoque, é necessário manter uma vigilância constante sobre as movimentações no armazém, acompanhando os procedimentos internos e mantendo uma comunicação fluída com áreas cruciais.

Os benefícios resultantes são notáveis, uma vez que uma gestão ineficiente do estoque frequentemente acarreta desafios como excesso ou falta de produtos, perdas não identificadas e custos operacionais elevados. É por isso que os líderes mais destacados já adotam esse software, que se firmou como referência no mundo empresarial.

A transformação realizada por um WMS em um centro de distribuição quase parece mágica. Empresas que antes sofriam perdas consideráveis devido à falta de controle no estoque passaram a atingir níveis de precisão próximos a 100% ao adotar um sistema WMS.

Neste post, vamos mostrar como a adoção de um sistema WMS é a solução para os seus problemas de gestão de estoque. Descobriremos isso por meio da identificação de pontos como benefícios, aplicações específicas e outros pontos elementares desta sigla que vem mudando o mundo da logística.

Quer saber mais? Basta continuar a leitura!

WMS: O que é o Warehouse Management System?

WMS representa a abreviação de Warehouse Management System, que traduzido para o português significa Sistema de Gerenciamento de Armazéns. Trata-se de um software que automatiza tarefas, sincroniza processos, integra diferentes setores e eleva o nível do gerenciamento logístico de uma empresa a um novo estágio. Notavelmente, sua aplicação é voltada tanto para armazéns como para centros de distribuição.

A eficácia da tecnologia deriva da sua habilidade fundamental de centralizar o controle e a execução de diversos processos em simultâneo, fornecendo informações em tempo real de maneira descomplicada.

A implementação do WMS também transformou tarefas que antes eram compartilhadas entre vários colaboradores, algumas envolvendo trabalho braçal, em operações que são tanto monitoradas quanto registradas pelo sistema. O WMS também oferece uma variedade de funções específicas no contexto do processo de armazenamento interno. 

Por meio de um software de gestão de armazém, é possível avaliar a produtividade da equipe e identificar o tempo investido em retrabalho, promovendo fluxos operacionais mais eficientes e ágeis.

Mais funções do WMS

No que diz respeito à organização dos itens no estoque consoante o fluxo de vendas, sabemos que esse é um processo que exige a adesão a procedimentos bem definidos, visando reduzir perdas devido a prazos de validade, por exemplo. Nesse contexto, o software se destaca durante os momentos de inventário.

Já capacidade de monitorar as entradas e saídas de produtos facilita uma contagem mais rápida e detalhada durante o dia, fornecendo uma visão clara das ocupações das prateleiras.

Uma empresa que utiliza as funcionalidades de um sistema WMS, por exemplo, conseguem obter acesso a informações em tempo real, atualizações sobre o status das prateleiras, orientações sobre a organização do espaço físico e a quantidade de mercadorias armazenadas, entre outros detalhes.

Esses dados são coletados por meio de tecnologias de rastreamento, como códigos de barras, que identificam cada produto e sua respectiva localização nas prateleiras ou espaços de armazenamento.

WMS e o ciclo de vida do fluxo de vendas

A cada entrada ou saída de mercadoria, os trabalhadores utilizam dispositivos para ler essas tecnologias e, por meio de conexões WiFi ou redes móveis, atualizam o sistema em tempo real, compartilhando essas informações com todos os envolvidos.

Dessa forma, o WMS é automaticamente atualizado, gerando relatórios precisos sobre as condições do estoque. Além disso, por meio do WMS, os funcionários conseguem identificar espaços vazios nas prateleiras, otimizando o aproveitamento geral do armazém.

No momento das vendas, o sistema indica automaticamente de onde o produto deve ser retirado. Em alguns sistemas, é possível até mesmo contar com uma etapa adicional que sinaliza quando a mercadoria chega ao destinatário.

Leia também: Como a acuracidade de inventário pode reduzir custos?

Conheça as principais funções e aplicações do WMS na sua empresa para a gestão de estoque

Um WMS atua de forma abrangente em todo o fluxo logístico de empresas, integrando aspectos tecnológicos em cada etapa do processo. Como resultado, ele tem o potencial de transformar profundamente a dinâmica de centros de distribuição e estoques, trazendo impactos extremamente positivos.

Nesta seção, destacamos algumas das principais funções para que você compreenda em quais contextos esse sistema pode ser aplicado. Veja:

Armazenamento

Compreender o layout físico e a capacidade das prateleiras de um armazém ou centro de distribuição pode ser uma tarefa complexa, como mencionamos anteriormente. Contudo, uma das vantagens notáveis ao adotar um WMS é sua habilidade de facilitar e agilizar esse processo, fornecendo orientações precisas sobre os espaços disponíveis para acomodar novos produtos, otimizando cada centímetro do armazém e evitando desperdícios de espaço interno.

Curva ABC

Um componente crucial na operação, a Curva ABC é responsável por otimizar as diretrizes de movimentação dentro do estoque com base na categorização dos produtos. Através do WMS, sua atualização ocorre de forma automática. Além disso, também é possível identificar sazonalidades de acordo com o produto e o período.

O objetivo é determinar quais itens devem estar localizados mais próximos das áreas de expedição, agilizando as operações e reduzindo o uso excessivo de recursos e mão de obra.

Expedição

O WMS proporciona uma organização superior na separação dos itens para despacho. Isso, por sua vez, agiliza todo o processo de expedição, resultando em ganhos de produtividade para a empresa.

Gerenciamento

O escopo do gerenciamento deve ser abrangente e impactante, garantindo o pleno funcionamento de todas as funcionalidades. Portanto, é crucial que o sistema WMS não apenas permita a observação dos fluxos, mas também habilite a modificação conforme a demanda.

Dessa forma, é possível administrar de maneira abrangente tanto o armazém quanto o centro de distribuição, adaptando os processos conforme a necessidade e gerando impactos positivos e rastreáveis por meio dessas ações.

Produção

Através do sistema de gerenciamento de armazém, é possível compreender profundamente a disponibilidade dos produtos e insumos.

Consequentemente, essa ferramenta simplifica o planejamento da produção, permitindo antecipar demandas de forma precisa para o dia, semana ou mês, baseando-se em dados concretos.

Leia também: Vai começar um negócio? Faça um estudo de viabilidade financeira.

Benefícios da utilização do WMS que serão a soluções para os seus problemas

Agora que você está familiarizado com o WMS e sua operação, é hora de explorar por que investir nesse sistema é verdadeiramente vantajoso.

Os benefícios vão muito além da otimização da logística; trata-se de uma solução ideal para aprimorar e automatizar o gerenciamento de estoque. Vamos conhecer as principais vantagens que o WMS oferece:

8. Aprimoramento no Atendimento a Clientes e Fornecedores

A capacidade de gestão proporcionada pelo WMS se fortalece ainda mais ao se integrar com os sistemas de clientes e fornecedores, culminando em melhorias significativas no atendimento oferecido a ambas as partes. A aplicação inteligente de dados desempenha um papel crucial ao alinhar os fluxos de oferta e demanda, fornecendo informações em tempo real para agilizar os processos e manter uma rotação otimizada do estoque.

Agora, como exatamente isso se traduz em melhorias no atendimento aos clientes e fornecedores?

Com o auxílio do WMS, é possível organizar os produtos de maneira ideal para a empresa, levando em consideração prioridades e proximidade no armazém. Como resultado, torna-se fácil identificar quais produtos estão em estoque, quais estão a caminho e quais serão enviados.

Essa abordagem possibilita uma redução de custos e um aumento na rotatividade dos produtos – tudo isso em um tempo naturalmente mais curto.

Com processos mais eficazes e precisos, os pedidos dos clientes são tratados com maior rapidez e confiabilidade, o que se traduz diretamente em um aprimoramento na qualidade do atendimento ao cliente. O mesmo nível de aprimoramento se aplica ao relacionamento com os fornecedores.

Portanto, ao adotar o WMS, você não apenas otimiza a gestão interna, mas também eleva a experiência de seus clientes e parceiros de negócios, estabelecendo uma operação mais eficiente e satisfatória para todas as partes envolvidas.

7. Conservação dos Produtos

Diversos dilemas dentro das empresas derivam de erros que poderiam ser evitados, especialmente aqueles que passaram despercebidos. Isso é evidente, por exemplo, quando se trata do descarte de produtos após o vencimento de sua validade.

O gerenciamento da rotação de produtos é um desafio crucial para as empresas. No entanto, essa complexidade pode ser habilmente melhorada por meio da adoção de um WMS.

Ao incorporar minuciosamente cada item em uma base de dados robusta, o sistema reconhece e comunica as ações necessárias para cada produto.

De forma abrangente, o WMS facilita uma gestão que prioriza a preservação da integridade dos itens em estoque, considerando até variáveis como a data de expiração e as condições de armazenamento.

6. Redução do Tempo de Espera

Um sistema WMS coordena eficientemente todas as fases do armazenamento, desde o recebimento até a expedição dos produtos, simplificando o fluxo de trabalho diário. Isso reduz o tempo tradicionalmente necessário para executar as atividades desses processos, tornando todo o procedimento mais eficiente.

Além disso, o WMS permite a integração da leitura de códigos QR ou etiquetas de Radiofrequência (RFID), otimizando o registro das entradas e saídas de produtos e atualizando diversos parâmetros, como peso, data de validade, modelo, entre outros.

5. Redução de Perdas

Por meio do WMS, é possível mitigar ameaças, eliminando riscos associados a perdas, e garantindo uma conferência precisa, um rastreamento eficaz e um controle abrangente em todas as etapas de manipulação.

Essa capacidade é eficaz porque, desde o momento em que um item é recebido em um centro de distribuição ou armazém, ele passa a ser constantemente monitorado e gerenciado com a máxima atenção, visando sua expedição segura.

Além disso, como a gestão mantém uma visão contínua, é possível garantir a ausência de perdas, furtos e outros problemas operacionais relacionados ao desaparecimento de mercadorias.

Isso proporciona tranquilidade para todas as partes envolvidas e fortalece a confiança junto aos clientes.

4. Otimização do Espaço

A implementação do WMS oferece uma vantagem significativa ao permitir a otimização do espaço de armazenamento.

Hoje em dia, a tecnologia no ambiente de armazenamento é tão crucial quanto o espaço físico para guardar produtos e remessas.

Considerando que o WMS mapeia detalhadamente o espaço e melhora a disposição de cada item no estoque, a organização interna pode ser minuciosamente planejada.

Essa abordagem traduz o espaço físico disponível em dados, possibilitando análises estratégicas que revelam maneiras de acomodar mais produtos em um espaço menor, de maneira segura.

3. Integração com Sistemas

Outra vantagem do WMS é sua capacidade de integrar setores diferentes de uma empresa e vários softwares.

Por meio dessa abordagem, informações de compras podem ser coordenadas com a chegada das mercadorias e, posteriormente, com o processo de transporte, criando uma fluidez unificada no fluxo de trabalho.

Os sistemas de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) e OMS (Sistemas de Gerenciamento de Pedidos) também podem ser harmonizados com o WMS, resultando em maior automação dos processos que envolvem a convergência de dados de diferentes softwares.

Isso simplifica as operações internas e aumenta a eficiência geral dos processos de gerenciamento logístico da empresa.

2. Redução de Movimentações

É evidente que os centros de armazenamento enfrentam um alto fluxo constante de movimentação de remessas e produtos.

Nesse cenário, a adoção de um WMS oferece à empresa a capacidade de reduzir a movimentação desnecessária de produtos no local, o que resulta em menos congestionamentos, obstáculos e maior eficiência no espaço de trabalho.

Essa coordenação organizada contribui para um fluxo de trabalho diário mais fluído e organizado, algo altamente desejável para qualquer empresa, especialmente aquelas com centros de armazenamento de grande porte.

Além disso, o rastreamento dos itens dentro do ambiente elimina a necessidade de os funcionários gastarem tempo procurando produtos específicos e outros itens, resultando em uma operação mais eficiente e produtiva, economizando tempo e recursos valiosos.

1. Redução de Custos

Por último, mas não menos importante, um dos benefícios mais almejados do sistema WMS pelas empresas: a redução de custos.

Não subestime o papel fundamental da tecnologia como aliada das empresas que buscam reduzir custos, especialmente nas operações historicamente dependentes da intervenção humana, principalmente na logística.

A adoção de um sistema dedicado para as operações diárias permite a redução dos custos com mão de obra em tarefas automatizáveis. Isso resulta em menor incidência de erros e redução da necessidade de retrabalho, contribuindo diretamente para a diminuição dos custos operacionais.

Adicionalmente, o uso de um WMS também gera economias na armazenagem, além de impactar positivamente os custos relacionados aos funcionários e a outros aspectos da operação. Em outras palavras, você obtém o melhor dos dois mundos.

Leia também: O que são os Indicadores logísticos e como eles podem ajudar a sua empresa.

O que observar antes de adquirir um WMS?

Encontrar o sistema perfeito para a sua empresa está ao seu alcance, desde que saiba como identificá-lo. Afinal, a relação entre a sua empresa e o desenvolvedor da solução não deve ser apenas passageira. Pelo contrário, o que você busca é uma solução que expanda suas capacidades estratégicas, aliada a uma parceria comercial que compartilhe dos mesmos objetivos, concorda?

Ao procurar um sistema de WMS adequado para a sua empresa, é essencial considerar os seguintes pontos:

1. Atualizações do Sistema: Avalie o cronograma de atualizações e analise o comprometimento da empresa desenvolvedora com relação à sua própria empresa. A solução deve se manter atualizada para atender às necessidades em constante evolução.

2. Funcionalidades: Realize uma pesquisa minuciosa para compreender as principais plataformas disponíveis no mercado. Isso garantirá que o sistema atenda de fato às necessidades e demandas específicas do seu negócio.

3. Implementação: Opte por um sistema flexível e dinâmico, de fácil utilização, com um processo de treinamento que não prejudique as operações existentes. Dê preferência a empresas que ofereçam suporte completo durante a fase de implementação.

4. Integração com Outros Softwares: Busque fornecedores que deem prioridade à capacidade de integração e que possuam uma suíte abrangente de soluções. Isso simplifica o processo de adoção, independentemente dos sistemas já em uso na sua empresa.

5. ROI (Retorno sobre o Investimento): Mantenha uma avaliação constante dos resultados proporcionados pela ferramenta. Essa análise contínua é fundamental para embasar decisões estratégicas ao longo do tempo.

Lembre-se de que a busca por um sistema de WMS vai muito além de escolher uma ferramenta; trata-se de estabelecer uma parceria sólida com um fornecedor que compreenda as suas necessidades e esteja disposto a evoluir com a sua empresa.

Leia também: Entenda como diversidade e inclusão na TI podem gerar mais resultados.

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